Selectiebeslissingen I-navigator

Beste Zaalberg,

Onze gemeente werkt voor de inrichting van zaaksysteem Powerbrowser 2020 samen met andere gemeenten en een omgevingsdienst. Een onderdeel hiervan is het bijhouden van een ZTC. In de ZTC krijgt elk relevante zaaktype per resultaat selectie-items met bewaartermijnen toegekend.

Bij het invullen van de ZTC gaven collega’s van andere gemeenten aan dat de I-navigator (gebruikt onze gemeente nog niet) aangeeft dat zaaktype ‘Zienswijze VTH behandelen’ de volgende selectie-items krijgt toegekend: 1) ‘Ingewilligd’ met selectie-item 19.1 (5 jaar), 2) ‘Afgewezen’ met selectie-item 19.2 (1 jaar) en 3) ‘Afgebroken’ met selectie-item 19.3 (1 jaar). Mijns ziens zou dit gezien de selectielijst 2020 echter anders moeten zijn: 1) ‘Ingewilligd’ met selectie-item 6.1 (5 jaar), 2) ‘Afgewezen’ met selectie-item 6.2 (1 jaar) en 3) ‘Afgebroken’ met selectie-item 6.3 (1 jaar). Hebben jullie een idee waar de discrepantie vandaan komt? Wellicht dat de overige gemeenten met een oude versie van I-navigator werken. Of misschien is er om een goede reden bewust voor 19,1, 19.2 en 19.3 gekozen.

Eenzelfde vraag heb ik over zaaktype ‘Omgevingsplan voorbereidingsbesluit opstelling’ resultaat ‘Vastgesteld’. De collega’s van de andere gemeenten geven aan dat de I-navigator aangeeft dat dit resultaat een bewaartermijn van 30 maanden heeft. Mijns ziens zou dit echter 1 jaar moeten zijn (selectie-item 9.1.1).

Als antwoord op uw vraag over zienswijzen:

Wij zien het behandelen van een zienswijze nooit als een op zichzelf staand proces. In onze ogen maakt een zienswijze altijd onderdeel uit van de zaak waar de zienswijze over gaat. Technisch gesproken betekent dit dat volgens de gemeentelijke selectielijst een zienswijze de bewaartermijn krijgt van de zaak waar deze over gaat. Hoofdproces 6 zal dus nooit van toepassing zijn.

Om toch een goede behandeling van een zienswijze mogelijk te maken (een behandelaar wil graag overzicht hebben over welke zienswijzen al zijn verwerkt, etc.), maken veel organisaties gebruik van een subproces. Dat subproces moet ook een bewaartermijn hebben en die bewaartermijn zal korter moeten zijn dan de bewaartermijn van de hoofdzaak. Omdat wij het behandelen van een zienswijze alleen een administratief proces vinden, verwijzen wij als redactie naar hoofdproces 19.

Maar, nogmaals, de zienswijze zelf krijgt de bewaartermijn van de zaak waar de zienswijze bij hoort.

Als antwoord op uw vraag over voorbereidingsbesluiten:

In de i-Navigator (die u nog niet heeft) staat de uitleg over de 30 maandenperiode:

Aangezien de voorbeschermingsregels uiterlijk na anderhalf jaar komen te vervallen, hebben we de conditionele bewaartermijn van 1 jaar uit de Gemeentelijke Selectielijst hierbij opgeteld.

We hebben hier dus de praktische keuze gemaakt om geen voorwaardelijke bewaartermijn in te vullen, maar een absolute omdat we denken dat dat beter/makkelijker toe te passen is.