Raadsvoorstellen archiveren

Beste Zaalberg,

Vanwege de AVG worden informerende raadsvoorstellen en schriftelijke vragen van de raad niet meer ondertekend voor publicatie. Is het voor het archief wel van belang dat er een getekende versie gearchiveerd wordt. Betreft niet de raadsbesluiten maar de informerende raadsvoorstellen.

Antwoord:

Uit uw vraag haal ik twee verschillende documenten:

Een informerend raadsvoorstel en een schriftelijke vraag van een raadslid/-fractie.

Voor het archief is het van belang dat het origineel wordt bewaard. Dit hoort dus te zijn ondertekend.

Schriftelijke vragen zoals die worden ingestuurd door een fractie of raadslid, zijn meestal wel ondertekend. Die versie dient dan ook te worden bewaard in het archief. Dat u vervolgens een geanonimiseerde versie openbaar maakt, maakt wat dat betreft niet uit.

Dat laatste is overigens onder de nieuwe Wet open overheid nog wel een issue. Omdat de overheid dan wordt verplicht bepaalde informatie op het PLOOI-platform te zetten (en dat dus ook moet kunnen bewijzen) zullen onder de Woo binnen veel processen 2 exemplaren van bijvoorbeeld vergunningen bewaard moeten worden: het exemplaar dat verstuurd is naar de aanvrager en het exemplaar dat op PLOOI is gezet.