Personeelsdossiers AVG en selectielijst

Beste Zaalberg,

Volgens AVG wetgeving mogen personeelsdossiers maximaal 2 jaar worden bewaard. Wij hanteren de termijn van 10 jaar volgens de selectielijst.
Welke termijn is leidend? 

Antwoord: 

De Autoriteit Persoonsgegevens geeft op haar website (https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl/themas/werk-en-uitkering/personeelsgegevens/personeelsdossier) aan dat voor sommige gegevens uit het personeelsdossier geen wettelijke bewaartermijn bestaat. In die gevallen dienen die gegevens tot 2 jaar na uitdiensttreding te worden bewaard. Als voorbeeld worden onder ander genoemd de functionerings- en beoordelingsgesprekken.

Voor gemeenten ligt dat echter anders: de verschillende zaakdossiers die tezamen het personeelsdossier vormen worden afgedekt door de generieke en specifieke resultaten uit de gemeentelijke Selectielijst. Zo dienen functionerings- en beoordelingsgesprekken V5 jaar na afhandeling te worden vernietigd op grond van specifiek resultaat 4.1.13 en een verzoek om zorgverlof V7 jaar na afhandeling op grond van specifiek resultaat 6.1.1. De informatie die gedurende de gehele loopbaan van de medewerker van belang is, dient tot 10 jaar na uitdiensttreding te worden bewaard.

Het korte antwoord is dus dat de termijnen uit de Selectielijst kunnen worden aangehouden, omdat daarin het belang van de organisatie is afgewogen tegen het privacy-belang van de betrokkene.