Organisatie-wijziging: gemeente gaat Sociaal-medische advisering inkopen

Beste Zaalberg,

De gemeente gaat sociaal-medische advisering inkopen bij een externe markt partij. Nu wordt sociaal-medische advisering uitgevoerd door afdeling SMA bij de GGD. GGD is ondergebracht bij de gemeente (gemeenschappelijke regeling). Sociaal medisch adviezen worden nu gearchiveerd in ons DMS.
Mijn vragen:
1. is SMA een gemeentelijke taak en is gemeente daardoor zorgdrager voor SMA-dossiers? Indien ja, blijft zij dan zorgdrager? En is de selectielijst van toepassing?
2. Wat betekent deze organisatieverandering voor het beheren van informatie vanuit perspectief van gemeente als zorgdrager? Zou een archiefparagraaf aan de orde zijn? Of prestatieafspraken?

Extra info
Een sociaal medische advies is nodig om een aanvraag door een inwoner te kunnen beoordelen. Vier diensten maken gebruik van deze dienstverlening, namelijk:
• OCW: Wmo/Jeugd, Leerling Zaken en Leerling vervoer
• DSB: Gehandicapten Parkeerkaart en Gehandicapten Parkeervergunning
• DSO (afd. Wonen): Urgentieverklaring sociale huurwoning
• SZW: PW arbeidsgeschiktheid, verzuimcontrole en medische advies i.h.k.v. o.a. aanvraag bijzondere bijstand, schuldhulpverlening, bezwaar en beroep e.d.

Antwoord: 

Onder resultaat 21.1.3 is in de selectielijst 2020 een bewaartermijn opgenomen voor Sociaal medische adviezen (V 20 jaar). Deze bewaartermijn geldt voor degene die de adviezen verstrekt, wat in de regel GGD’s zijn.

Gemeenten nemen het advies op in de zaak die zij behandelen en daarmee krijgt het SMA bij de gemeente de bewaartermijn mee van de zaak waar het advies bij hoort.

Dit geeft al aan dat de gemeente alleen de adviezen hoeft te bewaren. De GGD is verantwoordelijk voor haar eigen dossiers omdat zij een GR is met een eigen archief.

Als de GGD de advisering aan een derde partij overdraagt is de GGD nog wel verantwoordelijk voor de dossiers omdat de GGD formeel nog steeds het advies verstrekt.

Als de gemeente de advisering bij de GGD weghaalt en bij een derde partij neerlegt, is de derde partij verantwoordelijk voor de adviesdossiers. De gemeente mag namelijk vanuit de AVG niet beschikken over de gegevens die in deze dossiers aanwezig zijn. Alleen het daadwerkelijke advies is het document dat de gemeente mag bewaren.

Aangezien de GGD als een gemeentelijk orgaan wordt gezien (het is een gemeenschappelijke regeling van gemeenten) wordt het verstrekken van een SMA wel gezien als een gemeentelijke taak en valt onder de Publieke gezondheidszorg, maar is dus geen taak van de gemeente.