Ontvlechting organisatie

Beste Zaalberg,

2 gemeenten werken samen in een werkmaatschappij. De medewerkers zijn ook in deze samenwerkingsmaatschappij benoemd. Als basis voor deze samenwerking is er een gemeenschappelijk regeling opgesteld.
Nu hebben de raden besloten om deze samenwerking te beëindigen per 1 januari 2025. Het is onmogelijk om alle lopende zaken ook per die datum af te sluiten. Het permanent te bewaren archief wordt ondergebracht bij één van de gemeenten.
Omdat de medewerkers voor beide gemeenten werken hebben ze dus ook toegang tot het archief van beide gemeenten.
Het is niet ondenkbaar dat het na de ontvlechting nog nodig is dat men nog toegang tot beide archieven heeft. Dit geldt voor het lopende en afgesloten zaken.

Welke stappen moeten we nemen om dit juridisch mogelijk te maken? Graag uw advies.

Antwoord: 

U dient het archief inderdaad af te sluiten als de samenwerking wordt beëindigd. De dossiers die nog in behandeling zijn, worden in behandeling genomen door de gemeente die daarvoor aangewezen is. Dus lopende zaken worden doorgaans niet afgesloten, maar meegenomen naar de organisatie die de zaak verder behandelt. In de inventaris van het archief van de Werkmaatschappij wordt hiervan aantekening gehouden.

Een mogelijkheid is om het nog niet afgehandelde dossier digitaal te maken en aan de behandelende afdeling ter beschikking te stellen. Dit moet dan gebeuren voor beiden gemeenten. Maar dan nog blijf je in het archief van de Werkgemeenschap met onafgesloten dossiers zitten. Dit is onpraktisch.

Natuurlijk zal het zo zijn dat het afgesloten archief -de dossiers die zijn uitbehandeld- nog geraadpleegd wordt. Hiervoor moet de gemeente waarbij het permanent te bewaren archief ondergebracht is (gemeente A) dus een dienstverlening opzetten om vragen uit de andere gemeente (gemeente B) te beantwoorden.

Dit kan het eenvoudigst op de volgende manier:

• Dossiers worden via een studiezaal ter beschikking gesteld (dit betekent dus: de medewerker uit gemeente B moet steeds naar gemeente A);
• Dossiers worden op aanvraag gescand (of delen daarvan) waarna deze scans ter beschikking worden gesteld;
• Het hele archief wordt digitaal gemaakt. In dat geval is het te overwegen een vervangingsbesluit te nemen voor dit archiefbestand waardoor het digitale bestand het papieren bestand vervangt; dan kan dat daarna worden vernietigd.