Moeten interne terugmeldingen geregistreerd en gearchiveerd worden in het zaaksysteem?

Beste Zaalberg,
Onze gemeente verwerkt veel gegevens die in een landelijke voorziening staan. Soms is dat het BRP of de BAG, maar soms ook een voorziening die elders staat, bijvoorbeeld de NHR. Op het moment dat hier een terugmelding van wordt gedaan omdat een medewerker hier een afwijking in constateert, gaat dit nu via een intern meldsysteem. Hier komen alle interne terugmeldingen binnen, geldig voor alle voorzieningen. Moeten deze meldingen ook worden geregistreerd en gearchiveerd in het zaaksysteem? Onder welk zaaktype valt dit dan? Is er nog een onderverdeling tussen die van BRP en BAG en die van de overige voorzieningen? Of is het inderdaad alleen nodig dat BAG en BRP terugmeldingen van externen worden bewaard?

Antwoord:
Een terugmelding is een constatering dat informatie niet correct is. Dat is een vorm van broninformatie. Dit wilt u dus wel degelijk registreren. Een terugmelding over een registratie waarvoor de gemeente zelf verantwoordelijk is (zoals de BAG en BRP), dient te worden bewaard afhankelijk van de registratie. Voor de BAG, BGT en de BRO geldt dat de terugmeldingen permanent moeten worden bewaard. Voor de BRP geldt een bewaartermijn van 10 jaar.

Een terugmelding (zoals de NHR) waar de gemeente niet verantwoordelijk voor is, wordt doorgestuurd naar de verantwoordelijke organisatie (in het geval van de NHR is dat het Kadaster). Deze terugmelding hoeft door de gemeente niet als brondocument te worden bewaard. In de gemeentelijke selectielijst wordt hiervoor een bewaartermijn van 5 jaar voor aangehouden.

In het Model-DSP staan op dit moment de volgende werkprocessen die u kunt gebruiken:

• B0788 BRP terugmelding van derden
• B1325 Terugmelding basisregistratie bij derden
• B1203 BAG terugmelding

In update 26 zullen daarnaast nieuwe werkprocessen worden opgenomen voor terugmeldingen voor de BGT, BRO en WOZ