Mantelzorgwaardering

Beste Zaalberg,

De mantelzorgwaardering is een jaarlijkse blijk van waardering voor mantelzorgers die zich inzetten voor hun naasten. Inwoners van Hoorn die mantelzorg krijgen, kunnen ieder jaar een waardering ter waarde van € 100 aanvragen voor hun mantelzorger. Op de website van de gemeente Hoorn kan de aanvrager een aanvraagformulier invullen. Dit landt in het zaaksysteem (zaaktype Mantelzorgwaardering). De melding wordt vanuit het zaaksysteem automatisch doorgestuurd naar Omring. De zaak in het zaaksysteem wordt automatisch afgesloten. Vervolgens handelt Omring de aanvraag af namens de gemeente Hoorn. Omring maakt hiervoor een dossier aan. De archivering van de zaken is ingericht met grondslag 8 voorzieningen verstrekken, resultaat verstrekt 8.1, 10 jaar na vervallen. Nu lijkt de grondslag mij de juiste want er wordt een voorziening verstrekt maar aangezien deze voorziening ieder jaar opnieuw moet worden aangevraagd, vervalt de aanvraag na 1 jaar waardoor ik het idee heb dat onder deze archivering de persoonsgegevens te lang bewaard worden. Tevens handelen wij de aanvraag niet af maar Omring. Hoe hiermee om te gaan?

Antwoord: 

De bewaartermijn van ‘Mantelzorgwaardering’ gaat ervan uit dat de gemeente de voorziening verstrekt. In uw geval is dat niet zo. De zaak in uw zaaksysteem wordt alleen gebruikt om een initiële registratie te doen en dan de aanvraag door te sturen.

De zaak wordt dan niet behandeld door de gemeente wat technisch wordt gezien als een ‘afgebroken’ zaak. De bewaartermijn moet dus verwijzen naar resultaat 8.4 (V 1 jaar).

Omring is dan de organisatie die de verstrekkingen moeten bewaren (tenzij dat archief weer wordt overgedragen aan de gemeente).

Overigens is elke aanvraag een nieuwe zaak. Dat de voorziening elk jaar aangevraagd kan worden, heeft geen effect op de bewaartermijn. Elke aanvraag heeft bijvoorbeeld financiële gevolgen en dient dus minimaal 7 jaar bewaard te blijven. Bij resultaat 8.1 is die 7 jaar al meegenomen in de bewaartermijn van 10 jaar.