Mailboxen vertrokken ambtenaren en/of bestuurders

Beste Zaalberg,

Hoelang moeten/mogen mailboxen van vertrokken ambtenaren en/of bestuurders afgesloten en apart gezet bewaard blijven voor archiefonderzoek. Ik hoor graag van u.

Antwoord:

Uw vraag slaat op een discussie die al een aantal jaar speelt. De laatste maanden komen er regelmatig verhalen naar boven waarbij e-mails te snel zijn verwijderd, wat grote consequenties voor de organisaties of betrokkenen kan hebben. Veel ICT-afdelingen hanteren een richtlijn die zegt dat mailboxen van vertrokken medewerkers na een maand of drie worden vernietigd. Daarbij wordt er dus vanuit gegaan dat de medewerkers en bestuurders de e-mails opslaan op de locatie waar die opgeslagen hoort te worden.

In theorie werken we zaak- of procesgericht. Zo zijn de zaaksystemen ingericht, zo is ook de selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen 2020 opgebouwd. We gaan er daarbij van uit dat alle relevante informatie van een zaak ook daadwerkelijk wordt opgeslagen in de zaak. De praktijk is echter anders: veel ambtenaren en bestuurders nemen vaak niet de tijd om e-mails in een zaak op te slaan (want dat kost tijd) en laten de e-mail dus in hun mailbox staan, soms onderverdeeld in submappen. Dat betekent dat in de zaken onze zaaksystemen informatie ontbreekt en dat mailboxen informatie kan bevatten waar de organisatie verantwoording over moet afleggen.

Omdat het lastig is om medewerkers en bestuurders zo ver te krijgen dat zij hun mail op te slaan in bijvoorbeeld een zaaksysteem, adviseert het Nationaal Archief een soort hulpverband. Zij heeft een handreiking e-mailarchivering uitgebracht:

https://www.nationaalarchief.nl/archiveren/kennisbank/handreiking-e-mail-archiveren

Deze handreiking is gebaseerd op de zogenaamde ‘Capstone-methode’. In de handreiking wordt geadviseerd om mailboxen van medewerkers 10 jaar te bewaren. Medewerkers krijgen bij vertrek nog wel de mogelijkheid om persoonlijke e-mails en overbodige e-mails te vernietigen, maar de mailbox wordt vervolgens in zijn geheel 10 jaar bewaard.

De capstone-methode wijst er vervolgens op dat mailboxen van bestuurders laten zien hoe een organisatie communiceert met ketenpartners en burgers. Een mailbox van een bestuurder wordt daarom gezien als een belangrijke geschiedkundige bron van informatie. De handreiking adviseert daarom om mailboxen van bestuurders permanent te bewaren.

In de selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organisaties ziet u dit niet terug. Deze gaat er gewoon vanuit dat een e-mail de bewaartermijn krijgt van de zaak waar deze bij hoort. Maar vanwege de al eerder genoemde problematiek adviseert ook de VNG de handreiking e-mail archiveren te volgen. Voor het permanent bewaren van mailboxen van bestuurders wordt dan verwezen naar categorie 1.3 (uitzonderingen) van de selectielijst.

Waar u in ieder geval voor moet zorgen is dat ICT mailboxen niet zo maar na 3 maanden, zonder controle, vernietigen.