Krijgen bezwaarcommissies een eigen archief?
Beste Zaalberg,
Bezwaarcommissies worden bemenst met externe juristen. Gemeentes leveren administratieve ondersteuning. Hoe zit dit archieftechnisch? Krijgen bezwaarcommissies een eigen archief (rechtspersoon)?
Antwoord
Een bezwarencommissie is een onafhankelijke commissie en vormt zelfstandig archief.
Hoewel het een onafhankelijke commissie is, behoort de zorg voor het archief wel tot de verantwoordelijkheid van het college. Een bezwarencommissie is een bestuurscommissie als bedoeld in art. 84 Gemeentewet.
In Sited 161 behandelden we een soortgelijke vraag over het archief van de Rekenkamercommissie: De Rekenkamercommissie is een zelfstandig orgaan van de gemeente. Het college van B&W is verantwoordelijk voor de zorg van het archief. In de Handreiking lokale rekenkamer en rekenkamerfunctie (VNG, 2011) staat hierover het volgende: “Alle overheidsorganen, dus ook de lokale rekenkamers, zijn verplicht de onder hen berustende archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren, alsmede zorg te dragen voor de vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden (artikel 3 Archiefwet 1995). De Archiefwet 1995 benoemt daarvoor zogenaamde zorgdragers. Een zorgdrager is “degene die bij of krachtens de wet belast is met de zorg voor de archiefbescheiden”. De zorgdrager is bijvoorbeeld verplicht een selectielijst te maken waarin tenminste wordt aangegeven welke archiefbescheiden voor vernietiging in aanmerking komen.(…). Ook treft de zorgdrager voorzieningen voor de door hem opgemaakte archiefbescheiden en stelt hij regels vast voor het beheer. Zorgdragers zijn bijvoorbeeld de ministers, Gedeputeerde Staten, Burgemeester en Wethouders en het dagelijks bestuur van “andere overheidsorganen”. De rekenkamers en rekenkamercommissies vallen dus onder het zorgdragerschap van B&W.”
Beste Zaalberg,
Kan ik uit uw reactie aflezen dat het archief weliswaar onderdeel is van het gemeentearchief, maar gescheiden gearchiveerd moet worden ? Betekent dit tevens dat als het college van B&W als zorgdrager verantwoordelijk is de via haar aangewezen archiefbeheerder (team DIV), zij ook zelfstandig het archief van de onafhankelijke commissie moet archiveren? Er ontstaat dan misschien een dubbele archief(opslag), weliswaar vanuit gescheiden gezichtspunt. Hoe kijkt u hier tegenaan?
Antwoord:
Dat klopt: de bezwarencommissie vormt zelfstandig archief.
In het gemeentelijk archief komen de stukken terecht die de bezwarencommissie aan de gemeente richt, zoals het uitgebrachte advies. Deze stukken worden dan inderdaad dubbel gearchiveerd. Veelal wordt het beheer van het archief uitgevoerd door de secretaris van de commissie, al dan niet in overleg en samenwerking met team DIV. Vanuit DIV gezien is het goed contact te onderhouden met de (secretaris van de) bezwarencommissie over het beheer van het archief.