Wat is de juiste bewaartermijn voor mandaatbesluiten?

Beste Zaalberg,
In de selectielijst die wij gebruiken staat dat een mandaatregeling blijvend te bewaren is. Houd dit ook in dat de mandaatbesluiten ook bewaard moeten worden? Of mogen we de mandaatbesluiten wel openbaar maken, omdat er handtekeningen van medewerkers op staan?

Antwoord:
De door uw bewindvoerders aangehaalde bewaartermijn is afkomstig uit de (vervallen) Kwaliteitsnormen bewindvoerdersorganisaties WSNP II (geldend van 1-12-2013 t/m 31-12-2015).

De in de (actuele) selectielijst opgenomen bewaartermijn is gebaseerd op de bij de selectielijst behorende risicoanalyse.

In beginsel moet u uitgaan van de bewaartermijn uit de selectielijst. Uw gemeenschappelijke regeling heeft zich immers geconformeerd aan deze selectielijst. Daarbij is de selectielijst gebaseerd op in geldende wet- en regelgeving opgenomen bewaartermijnen en genoemde risicoanalyse. U kunt zo nodig, in overleg met uw bewindvoerders, afwijken van de bewaartermijn uit de selectielijst indien hier noodzaak toe is of goede redenen voor zijn. In dit geval zien wij deze noodzaak niet, omdat de aangehaalde bewaartermijn onderdeel is van een vervallen kwaliteitsnormering.

In het werkproces/zaaktype ‘Mandaatbesluiten’ is een vastgesteld mandaatbesluit het eindproduct.