De Pen van VHIC – Wat ik werkelijk niet snap

Door: Mirella van der Velde (Zelfstandig adviseur en daarnaast strategisch informatieadviseur bij Waterschap Drents Overijsselse Delta)

Mijn visie op de ontwikkelingen in het vakgebied? Ik lijk steeds minder te snappen wat ons vakgebied is. Ik lees over archiveren, het opslaan van documenten, zaakgericht werken en steeds meer vraag ik me af waar we in vredesnaam mee bezig zijn. Wat is ons vakgebied en waar gaat dat vakgebied dan eigenlijk over, en waarover niet?

Het moment dat ik om me heen begon te vertellen dat de D van DIV stond voor documenteren, het vastleggen, van informatie, meer dan over documenten, kan ik me nog goed herinneren. Het maakte weinig indruk hoor, op mijn toehoorders. Maar als we ons de betekenis van die D nou eens in de praktijk ter harte zouden nemen, dan zou ik weer begrijpen waar ons vakgebied over gaat. Even terug. Overheidsorganisaties zijn in mijn beleving, alleen al omdat we betaald worden door gemeenschapsgeld, minstens moreel verplicht om duidelijk te maken wat ze doen, waarom ze doen wat ze doen, wat ze besluiten en waarom en waar ze hun geld aan uitgeven. Kortom, ze moeten documenteren wat ze doen. Ah!, daar hebben we die belangrijke D. Dat gaat dus niet over documenten, maar wel over informatie. Of dat nu in kaartlagen op een website wordt gepresenteerd, als PDF-je in een zaaksysteem zit of als besluit in de Staatscourant wordt gepubliceerd. We moeten als overheid ruimhartig delen waar we mee bezig zijn en daarvoor onze informatie op orde hebben. Hoe komt het dat informatiemanagers bij gemeentes bezig zijn met applicatielandschappen, informatieveiligheid, architectuur en belangrijke projecten? Doel wordt middel…

Waarom is hun basis niet die D? En als die D ons vakgebied is, dan zouden wij de informatiemanagers moeten zijn, en informatiebeheerders in de brede zin van het woord. We zouden eindelijk ons suffe juk van archivaris of DIV-medewerkers van ons af moeten gooien. En nee, ik vind het geen suf vak, maar zo wordt het wel nog steeds ervaren. We lijken nog steeds op Calimero: we blijven maar roepen dat wij klein zijn en zij groot en dat dat niet eerlijk is. Onderling klagen we dat we niet gehoord worden, dat het altijd zo zuchtend en steunend moet gaan. Dat archiefbeheer… Maar dan denk ik: hoezo dan? Je informatie niet op orde hebben is een grote schande, vanuit dat gemeenschapsgeld geredeneerd. Ik moet de bestuurder of manager nog tegenkomen die dat niet beaamt. Wil je geen DIV-medewerker meer heten? Prima, maar pick your battles; en die battle is in mijn ogen, dat je terug moet naar de bedoeling van informatie bij een overheidsorganisatie. De bedoeling van die overheidsorganisatie. Je verantwoorden, en daarvoor zorgen voor een integraal informatieplan, dat is wat je moet doen binnen ons vakgebied. Hou op te zwaaien met de archiefwet en -regeling. Heb je verhaal klaar over onze verantwoordelijkheid. Over het delen van informatie die we uiteindelijk met gemeenschapsgeld vergaard hebben. Over het zorgen voor toegankelijkheid van informatie. Dat betekent bijvoorbeeld dat je daarvoor achter de schermen ruimhartig metadata moet toekennen, waar mogelijk geautomatiseerd. Of dat je tegen de stroom in misschien lang niet voor alle processen zaakgericht moet gaan werken, maar met je collega’s moet overleggen om te kijken hoe je hen het best kunt bedienen. Dat je moet kijken hoe je geo-informatie kunt verbinden met de vergunning die je hebt verleend. Dat je regels niet vastliggen in een PDF-je, maar zo worden opgesteld dat ze op maat benaderbaar zijn door de burger op het moment dat hij of zij daar behoefte aan heeft.

Een prachtig voorbeeld waar we als vakgebied veel uit kunnen leren is de aanstaande Omgevingswet. De essentie daarbij is, dat ik als burger kan zeggen: “beste overheid, ik bevind me hier in het land, en ik wil graag iets doen hier, mag dat”? Door die ‘prik op de kaart’ moet mij kunnen worden aangegeven welke regels daar gelden. Welke projecten er spelen. Wat de ontwikkelingen zijn. Waar ik me moet melden. Wil ik iets aanleggen in de buurt van een dijk? Grote kans dat dat niet zomaar mag. Ik zal een vergunning moeten aanvragen. En stukje moet opschuiven om uit te mogen voeren wat ik wil. Of ik zou me moeten melden bij betreffende overheid om in overleg te gaan. Waar blijven we dan met onze documentjes? Onze zo goed bewaarde PDF-jes die we volgens alle geldende regels en wetten hebben opgesteld en bewaard? Voor zo’n belangrijke ontwikkeling moeten we in ons vakgebied klaar zijn. We moeten weten of we ook informatie kunnen beheren die als gestructureerde data vastligt. We moeten in netwerken kunnen denken: de informatie van verschillende partners komt bij elkaar en wordt misschien ook wel op verschillende plekken beheerd. We moeten kaas gegeten hebben van geo-informatie en wat daar mee mogelijk is (heel veel!). En hoe we die geo-gegevens kunnen combineren met die vergunning of die verordening die we hebben opgesteld. Geen vastgesteld beleid gegoten in het keurslijf van zaaksystemen en PDF-A voor de langdurige toegankelijkheid. Wel XML, geometrie, het toegankelijk opslaan van je informatie, en het nadenken over je informatielandschap.

Loopt u vast of heeft u een vraag die te groot is om zelf op te lossen?

Stel dan uw vraag aan Zaalberg, onze gratis digitale adviseur. Of bekijk eerder beantwoorde vragen over allerlei onderwerpen afkomstig van uw vakgenoten.