Intranetarchivering

Beste Zaalberg,

Wij vragen ons af in hoeverre sociale intranet gearchiveerd dient te worden. Vanuit provisa is er een advies om dit eens per jaar te doen. Maar in de richtlijnen van archiveren overheidswebsites en vergelijkbare richtlijnen wordt intranet uitgesloten van de scope. Wettelijk kan ik geen kaders vinden voor archivering. In de selectielijst van provisa zie ik voor interne communicatie een bewaartermijn van 1 jaar staan.

Archiveren van een sociale intranet kent ook uitdagingen als:
* Intranet bevat vaak personeelsgegevens zoals een smoelenboek/wieiswie,
• is afgesloten van buiten, harvesten kan niet zomaar;
• heeft besloten groepen;
• ziet er voor iedere medewerker anders uit als het gaat om tijdlijn en groepen;
* iedereen kan posten waarbij personeelsgegevens gekoppeld zit aan het bericht.

Nu vroeg ik mij af wat is jullie advies m.b.t. archivering van sociale intranet is. En als dit gearchiveerd dient te worden hoe lang dit dan te bewaren.

Antwoord: 

De provinciale selectielijst geeft onder proces 49 alleen aan dat de website bewaard moet worden. Het gaat dan om “het publiceren van communicatie-uitingen die in belangrijke mate het beeld van de provincie bij de burgers bepalen of waaraan rechten kunnen worden ontleend”.
Intranet is wel een ‘document’ en heeft daarmee een bewaartermijn. Er zijn echter geen wettelijke bepalingen over het bewaren van een intranetomgeving. Dat geldt overigens ook voor de website, alleen wordt deze in diverse selectielijsten wel aangewezen als een document dat permanent bewaard moet worden. Er wordt dan gewezen naar het feit dat een website een historisch beeld geeft over hoe een organisatie communiceert zijn haar klanten.
Binnen de provinciale selectielijst is ‘intranet’ als een document of proces niet specifiek terug te vinden.
Er kan wel verwezen worden naar:
– Proces 47 Verstrekken van eenvoudige inlichtingen (V 1 jaar)
– Proces 48 Geven van publieksvoorlichting (V 10 jaar) waarbij een personeelslid dan even beschouwd moet worden als ‘publiek’.
Op intranet worden publicaties of mededelingen gedaan waaraan een personeelslid rechten kan ontlenen. Dat zou een reden kunnen zijn om te kiezen voor Proces 48 (V 10 jaar).
Aan de andere kant geeft u zelf al aan dat intranet vaak ook veel persoonsgegevens van personeelsleden zoals een smoelenboek bevat wat een reden is om intranet niet langer te bewaren dan noodzakelijk (proces 47 V 1 jaar).
Dan is er een redenatie dat intranet kan worden gezien als een document dat historische waarde heeft en dat deze op basis van de uitzonderingencategorie soms permanent bewaard zou kunnen worden. Dit laatste kan natuurlijk alleen als de persoonsgegevens worden verwijderd en dat zal nogal wat voeten in de aarde hebben. U geeft zelf echter al aan dat het technisch gezien een heel karwei is om intranet te bewaren. Daarom kiezen de meeste organisaties ervoor om het intranet niet te bewaren en te verwijzen naar proces 47. Voorwaarde is echter wel dat alle communicatie richting medewerkers waaraan die medewerkers rechten kunnen ontlenen, op een andere locatie worden bewaard.

Met andere woorden: omdat het bewaren van intranet heel complex is, wordt het meestal niet gedaan. Dat zou eigenlijk wel moeten omdat een intranet ook een document is dat onder de selectielijst valt. Zorg er dus voor dat als een intranet niet wordt bewaard, de informatie die op intranet staat en waaraan rechten kunnen worden ontleend, buiten intranet worden bewaard. Als u dat doet, kan het bewaren van intranet onder proces 47 vallen (V 1 jaar). De informatie die daarop staat valt dan onder proces 48 (v 10 jaar).