Inboeken post

Beste Zaalberg,

Er is op dit moment bij ons een discussie over het inboeken van de post. Het gaat om post die bijvoorbeeld binnenkomt via een bewindvoerder. bijvoorbeeld de bewindvoerder vraagt kwijtschelding aan voor een cliënt of jeugdzorg vraagt zorg aan voor een jeugdige. op wiens naam moet dit worden ingeboekt in het zaaksysteem. Vooral de vraag als jeugdzorg iets aanvraagt voor een jeugdige op welke naam wordt dit gezet? op de naam van de bewindvoerder, de jeugdige of de ouder(s)?

Antwoord:

De gegevens van de aanvrager worden vastgelegd bij de NAW-gegevens van de afzender. Naast de aanvrager is er de betrokkene, degene voor wie een aanvraag wordt gedaan. Deze gegevens zullen in de inhoudsomschrijving van de aanvraag en/of de zaak/dossiernaam worden opgenomen. Ook kun je denken aan een apart veld voor deze gegevens. Dit alles voor zover dit noodzakelijk is en in overeenstemming met de Algemene verordening gegevensbescherming (Avg).
Het is mogelijk dat de toekenning van de zorg niet gericht wordt aan de instelling, maar direct aan de jeugdige. Bij minderjarigen kunnen stukken geadresseerd zijn aan ‘De ouder(s)/verzorgers van …..’.
De wijze waarop wordt gecorrespondeerd zal bepalend zijn voor de NAW-gegevens die worden vastgelegd bij de aanvraag en de uitgaande correspondentie.