Identificatie en ‘anonieme’ berichten

Beste Zaalberg,

Uw vraag:

Post en mail wordt bij onze gemeente deels centraal geregistreerd en deels door afdelingen zelf. Daarbij zien we verschil in registratie. Er speelt o.a. de vraag over het koppelen van een ‘initiator’ op basis van NAW gegevens.
– Hoeveel gegevens zijn voldoende om de juiste persoon te koppelen?
– Hoe moeten we omgaan met berichten met te weinig gegevens (zijn die altijd ‘anoniem’)?
– Is per wettelijke taak/werkproces de mate van identificatie bepaald?

De casus:
Als buiten de vergunningsaanvragen (met DigiD of e-herkenning) verzoeken per post of mail worden ontvangen en hier staan bijv. alleen de volgende gegevens; J. de Bok Manitobaplein 1, Vriezenveen, dan wordt deze door de afdeling anoniem ingeboekt en niet vanuit de Makelaar gekoppeld, maar bij de centrale post wordt er dan wel een persoon gekoppeld via de Makelaar.

In welke gevallen moeten wij meer gegevens uitvragen, en wanneer kunnen we de persoon koppelen die wellicht de juiste zou kunnen zijn op een bepaald adres? Want voorletters komen soms niet overeen met de voorletters in de Makelaar, omdat ze dan vaak de voorletter van de roepnaam gebruiken.

Antwoord:

Voor het correct registreren van NAW-gegevens bent u uiteraard geheel afhankelijk van hoe die NAW-gegevens worden aangeleverd.

Als via een webformulier, het DSO of via DigiD een aanvraag wordt ingediend zijn de gegevens gekoppeld of te koppelen aan het BSN-nummer dat in de BRP is opgenomen. De organisatie kan dan heel goed de juiste persoon identificeren.

Dat wordt lastiger als burgers via mail, brief of sociale media contact opnemen. Dan is er (meestal) geen BSN-nummer bekend en wordt het lastiger om binnen een informatiesysteem de juiste NAW-gegevens te koppelen. De organisatie is dan geheel afhankelijk van welke gegevens de indiener in zijn/haar communicatie meegeeft.

In de regel zijn de contactgegevens nodig van een betrokkene om een reactie te kunnen geven. Bij bijvoorbeeld een melding openbare ruimte is dat soms helemaal niet nodig c.q. gewenst en zijn er helemaal geen contactgegevens nodig. Gezien de AVG mag een organisatie in een formulier om een melding openbare ruimte te kunnen doen, NAW-gegevens niet verplichten. Melders hoeven dat alleen te doen als zij aangeven een reactie te willen ontvangen en kunnen dus anoniem een melding doen. Bij aanvragen in het sociale domein is vaak een BSN-nummer verplicht om te kunnen controleren of iemand recht heeft op een voorziening. Dit zijn twee uiterste voorbeelden. Daartussen zitten allerlei varianten waarbij soms alleen namen voldoende zijn, soms alleen contactgegevens nodig zijn en soms veel meer. Dat is puur afhankelijk van het proces en welk proces welke persoonsgegevens nodig heeft om een aanvraag/melding/verzoek te kunnen afhandelen.

Dat een afdeling geen gebruik maakt van de Makelaar, kan meerdere oorzaken hebben:

1. Ze zijn het niet gewend (of willen het niet want het kost meer tijd);
2. Ze kunnen de koppeling niet gebruiken omdat ze de rechten niet hebben;
3. Het is noodzakelijk.

Dat kan er inderdaad toe leiden dat burgers meerdere keren voorkomen in een systeem omdat ze soms alleen hun voorletters gebruiken, soms één soms twee of meer voorletters gebruiken, soms een roepnaam gebruiken of omdat het soms helemaal niet duidelijk is dat het om dezelfde persoon gaat omdat er alleen een mailadres bekend is. Dat is lastig. Idealiter wordt altijd van de Makelaar gebruik gemaakt, maar bij bijvoorbeeld het alleen bekend zijn van een mailadres is dat onmogelijk.

‘Anoniem’ moet zoveel mogelijk voorkomen worden in situaties waarbij contactgegevens van de betrokkenen/aanvragers/melders/verzoekers nodig zijn. Dus als in uw casus J. de Bok staat vermeld dient niet gekozen te worden voor ‘anoniem’, al zijn er informatiesystemen die het niet 1,2,3 toelaten om NAW-gegevens te registeren zonder de koppeling met de Makelaar te gebruiken en dat leidt in de regel tot de kort-door-de-bocht-keuze om voor ‘anoniem’ te kiezen.

Uw organisatie dient dus te analyseren:

1. Zijn persoonsgegevens noodzakelijk voor een proces?
2. Hoe gaat het informatiesysteem om met het registreren van informatiesystemen?
3. Welke afspraken zijn er over het gebruik van de term ‘anoniem’ (bijvoorbeeld: wie corrigeert dit)?

Ik ken persoonlijk een informatiesysteem dat eigenlijk alleen maar een koppeling met de BRP (via de makelaar) gebruikt om NAW-gegevens vast te leggen en waarbij de applicatiebeheerder dan nog de mogelijkheid heeft om aanvragers/melders/verzoekers in een aparte module op te nemen, waarna ze wel gekozen/opgezocht kunnen worden bij registratie, maar dan moet iemand dat eerst aan de applicatiebeheerder vragen en dat kost tijd en dus gebeurt dat niet. Bij de organisatie waar ik nu over praat, probeert de postregistratie zo goed als mogelijk in een later stadium de zaken met ‘anoniem’ toch te koppelen aan bekende NAW-gegevens, maar het is tijdrovend.