Hoe krijgen we onze e-mail onder controle?

Beste Zaalberg, 

Help! Hoe krijgen we onze e-mail onder controle? Een onderzoek in onze organisatie heeft aangetoond dat elke ambtenaar bergen e-mail in de postbussen houdt. We hebben geprobeerd de omvang van de boxen terug te brengen, maar dit is teruggedraaid omdat ambtenaren dreigden hun mail naar andere media, waaronder g-mail, over te brengen.

VHIC beschikt over een tool -een plugin voor Outlook- om e-mail onder controle te krijgen en te houden: de ClassiFiler/KlasseerTool. Eenvoudig komt het er op neer dat een mail (of een mapje met mails over een zaak, dat al in de mailbox is bijgehouden) vanuit de mailbox wordt geplaatst in de map van de of over een bepaald onderwerp, op de gemeenschappelijke schijf. De mail wordt op dat moment automatisch voorzien van metadata: datum van demail, onderwerp (maximaal 30 karakters), en afzender/geadresseerde. De mail wordt opgeslagen als .msg-bestand, dus behoudt daar ook alle eigenschappen van.

Hoe zouden we het mailprobleem kunnen oplossen?
1. Werk samen met de medewerkers van een bepaald team aan een logische mappenstructuur op een netwerkschijf die overeenstemt met de structuur van het DMS.
2. Laat gebruikers de mails in de betreffende mappen plaatsen met behulp van de ClassiFiler. Die voorziet de mail dan automatisch van datum, onderwerp en correspondent (afzender/geadresseerde). Dit is een kwestie van seconden.
3. Is de zaak afgehandeld, breng dan die map op de schijf over naar het DMS met de CF.
4. Een andere mogelijkheid is om de mails steeds naar een map op de verkenner te slepen, of via het indrukken van de toets F12. In dat geval wordt de mail echter niet voorzien van extra metadata.