Hoe dienen beveiligde e-mails opgeslagen te worden?

Beste Zaalberg,
Als gemeente krijgen we steeds vaker e-mail binnen via een beveiligde omgeving. De mails zijn beveiligd met een code en zijn slechts een korte periode beschikbaar. Deze mails zijn onderdeel van een zaak en moeten dan ook in het zaaksysteem opgenomen worden. Opslaan van de mails in de originele staat kan niet (Wel kopiëren en in Word opslaan) Hoe moeten we met deze berichten omgaan?

Antwoord:
In hoeverre doet uw werkwijze afbreuk aan de waarde van de e-mails? Om gezaghebbend te zijn moeten archiefstukken authentiek, betrouwbaar, integer en  bruikbaar zijn. In werkprocedures legt u vast op welke manier u met deze e-mails omgaat. In metadata legt u de kenmerken van het archiefstuk vast, zodat inhoud, structuur, vorm en eventueel gedrag worden vastgelegd.

Kopiëren en in Word opslaan of afdrukken als PDF-document en in de zaak opnemen van deze mails kan een juiste werkwijze zijn, waarmee geen afbreuk gedaan wordt aan de waarde van deze documenten.