Mijn gemeente gebruikt het (regionale)informatiesysteem Carel voor het beheren van documenten over leerplicht en leerlingenvervoer. Moeten documenten in dat systeem ook in het eigen DMS/RMS worden opgeslagen en gearchiveerd?

Beste Zaalberg,
Mijn gemeente maakt gebruik van het (regionale)informatiesysteem Carel voor het beheren van documenten over leerplicht en leerlingenvervoer. Wij vragen ons af of de documenten in dat systeem ook in het eigen DMS/RMS moeten worden opgeslagen en gearchiveerd. Is er iets over bekend of er een DVO is tussen een gemeente en degene die de voorziening levert en in hoeverre is daarin het archiveringsaspect voldoende opgenomen?

Antwoord

CAReL is de Centrale Administratie voor RMC en Leerplicht. CAReL heeft ook een module voor Leerlingenvervoer. In het systeem worden gegevens van leerlingen vastgelegd en de scholen die zij bezoeken. Ook kunnen rapportages worden gemaakt. Of er een DVO is tussen uw gemeente en de leverancier weten wij natuurlijk niet. De informatie die wordt vastgelegd en gecreëerd zal moeten worden beheerd. Het betreft immers informatie, behorend bij werkprocessen die door de gemeente worden uitgevoerd of waarvoor de gemeente verantwoordelijk is.

Of de documenten (ook) in het DMS moeten worden opgeslagen en gearchiveerd hangt af van de mogelijkheden die CAReL biedt. Als er bijvoorbeeld documenten worden gegenereerd die voorzien worden van een natte handtekening en in definitieve (gescande) vorm niet in CAReL kunnen worden opgenomen (iets wat CAReL wel ondersteunt), dan zult u deze documenten op een andere manier moeten opslaan en beheren.

Indien alle relevante informatie en documenten op afdoende wijze in CARel opgenomen en beheerd kunnen worden, inclusief tijdige verwijdering en vernietiging, is er geen reden deze zelfde documenten ook op te nemen in het DMS. Dit zorgt immers alleen voor dubbele opslag en dubbel beheer. U zult dus na moeten gaan welke werkprocessen met behulp van CAReL worden uitgevoerd, welke informatie en documenten hierbij een rol spelen en of deze op juiste wijze beheerd kunnen worden.

Om dit te achterhalen adviseren wij u contact op te nemen met de betreffende afdeling. Vervolgens kunt u beoordelen of de wijze van opslag en beheer voldoet aan de eisen die hieraan gesteld moeten worden en, zo nodig, maatregelen nemen om dit in overeenstemming te brengen.