Gebruik locatiedossier in SquitXO

Beste Zaalberg,

Onze VTH afdeling gebruikt in de applicatie SquitXO het locatiedossier als een soort van vergaarbak van verschillende typen meldingen (bijvoorbeeld mails ter kennisname, aankondiging start tanksanering, melding energiebesparende maatregelen). Wat is de bewaartermijn van zo’n verzameldossier/-zaak? En onder welke categorie van de selectielijst valt dit?

Antwoord:

De selectielijst gaat uit van bewaartermijnen per zaak, niet per dossier. U geeft zelf al aan dat het locatiedossier allerlei verschillende soort informatie bevat. Die informatie wordt in verschillende zaken gebruikt die allemaal een andere bewaartermijn kunnen hebben. Zo dienen gegevens over tanksanering permanent te worden bewaard onder resultaat 11.1.16 en controle op de milieuvergunning 20 jaar onder 12.1.11.
De meeste documenten die u noemt, zullen onder 12.1.11 vallen (V 20 jaar na afhandeling). Er zullen echter ook andere documenten in deze verzameldossiers zitten met een andere bewaartermijn. Daar is het praktisch onmogelijk één resultaat uit de selectielijst aan een locatiedossier te hangen. De enige manier om de juiste bewaartermijnen aan de juiste informatie te kunnen koppelen, is door de dossiers op te splitsen in verschillende subdossiers. Maar dat is handmatig werk en dus tijdrovend.
Praktisch zou u twee dossiers kunnen vormen: één met permanent te bewaren informatie en één met documenten die 20 jaar bewaard moeten. Dan kan het nog wel voorkomen dat bepaalde documenten te lang worden bewaard, maar het is wel relatief gezien de meest efficiënte manier.