Gebruik archiefbewaarplaats

Beste Zaalberg,

Als ik onze archiefdepot laat aanwijzen als archiefbewaarplaats, kan ik er dan ook nog te vernietigen stukken in plaatsen, zeg maar d.m.v. specifieke aanwijzing van stellingen, en waar moet ik dit vastleggen?

Antwoord: 

Aan een archiefbewaarplaats worden eisen gesteld om archieven die eeuwig bewaard moeten worden duurzaam te bewaren. Deze eisen zijn strenger dan de eisen voor het bewaren van de op termijn te vernietigen archiefbescheiden.

Als u in de archiefbewaarplaats ook de op termijn vernietigbare archiefbescheiden wilt bewaren, bent u daar geheel vrij in. Er zijn geen eisen of voorwaarden die dat in weg staan.

Eigenlijk is het wel vreemd dat er minder eisen worden gesteld aan de bewaring van op termijn te vernietigen stukken. Tot het moment waarop zij vernietigd zijn, zijn het immers even waardevolle archiefstukken als alle andere archiefbescheiden die een organisatie beheert. Om die reden is het wel zinnig om ze ook met de nodige zorg te omringen. Dat uit kostenoverwegingen de op termijn te vernietigen stukken in een archiefruimte worden geplaatst (dus niet in de archiefruimte) ontslaat de gemeenten niet van de vereisten voor een goede, geordende en toegankelijke staat.

U hoeft dus niet vast te leggen dat vernietigbare archiefbescheiden in de archiefbewaarplaats zich bevinden of daar specifieke stellingen officieel voor aan te wijzen. Uiteraard is het vanuit praktische overwegingen handig om een inrichtingsplan voor de archiefbewaarplaats te hebben. Het is daarbij praktisch om een duidelijke scheiding aan te brengen tussen de te bewaren archieven en de te vernietigen archieven en dan goed op te letten op het schoonhouden van de ruimtes.