Hoeveel tijd kost het zoeken naar informatie eigenlijk?

Hoeveel tijd kost het zoeken naar informatie eigenlijk? Steeds wordt die vraag gesteld, en worden de meest fantastische antwoorden gegeven. De resultaten bewegen zich tussen de 1 à 2 uur dat medewerkers tijd zouden verliezen aan het zoeken. Of je dit zo kunt stellen is de vraag natuurlijk, maar toch: hieronder enige cijfers.

• Mindjet kwam in 2011 met een kostenberekening wat het zoeken naar informatie per medewerker per jaar zou kosten: 1853 euro per jaar.
• De Cadac Group kwam met de bewering dat een engineer 20% van zijn tijd kwijt is met zoeken.
• McKinsey schat dat zoektijden met 35% kunnen worden teruggebracht.
• Een ander onderzoek van McKinsey (waarvan de bron niet gevonden kan worden, Page not found) beweert dat we 28% van onze tijd besteden aan e-mail.
• Volgens de Driessen Groep kost zoeken naar informatie medewerkers één dag per week. Dat is ook 20%; de bewerking komt uit 2016.
• Een mooie infographics over waar we onze tijd aan besteden vind je op de site van ETTU.
• Een onderzoek uit de Learning Guide uit 2005 beweert: Zevenenveertig procent van de medewerkers besteedt meer dan vier uur per week aan het zoeken naar informatie.
• En Management Support herhaalt dit nog eens in 2006.

Interessant is ook een studie die werd uitgevoerd door IDC “The High Cost of Not Finding Information (An IDC White Paper, Susan Feldman and Chris Sherman). Deze studie geeft aan dat doordat 35 tot 50% van de informatie die in een organisatie aanwezig is, niet is geïndexeerd, er veel tijd wordt verspild met zoeken. Een organisatie met 1000 kenniswerkers verspilt $ 48.000 per week, oftewel $ 2,5 miljoen per jaar doordat informatie niet gelokaliseerd en teruggevonden kan worden.

Ook VHIC heeft tussen 2000 en 2010 in meerdere gemeenten onderzocht hoeveel tijd medewerkers -naar eigen opgave- besteedden aan het zoeken naar informatie. Het gemiddelde bij de onderzochte gemeenten lag op dat moment op rond de twee uur per dag, dus ook één vijfde van de werktijd. Wat dat zoeken naar informatie precies inhield hebben we niet nader gedefinieerd, dus in hoeverre deze cijfers te gebruiken zijn is discutabel. Het hielp in onze rapporten wel vaak om aan te tonen dat, wanneer we de zoektijd konden halveren, we een behoorlijke structurele besparing konden realiseren (om een voorbeeld te noemen: 250 medewerkers die 1 uur per dag productiever zouden kunnen worden levert het volgende op: 250 x 5 uur per week x 40 werkweken= 40.000 uur; neem een gemiddelde kostprijs per medewerker van 50 euro per uur, dat is dan al snel 2,5 miljoen euro op jaarbasis).

Hoe dan ook: de cijfers gaven aan dat een belangrijk deel van de werktijd niet efficiënt werd besteed en dat er voordelen te behalen zijn door deze zoektijden te verminderen.

Efficiënt werken, hoe doe je dat? Ook daarover is veel literatuur te vinden. Het intoetsen van de term ‘efficient werken’ geeft ongeveer 833.000 resultaten in 0,17 seconden (hoe doet Google dat toch….) De regels zijn erg eenvoudig en komen steeds op hetzelfde neer. Een bekend boek ik dit opzicht is Getting Things Done van David Allen. Een leuke introductie is hier te lezen, een andere is ook de moeite waard. Wat ik zelf vaak lees is So Chicken (broeden op een leuker leven) waarbij ook een aardig voorbeeld wordt gegeven hoe effectief werken samengaat met efficiency.

Steeds bestaat het geheim uit: kiezen wat je gaat doen (waaraan ga ik mijn tijd besteden, het effectieve deel) en als ik die keuze dan gemaakt heb: hoe kan ik zorgen dat ik niet gestoord wordt in mijn bezigheden (werken in bloktijden). Daarna volgt dan de vraag hoe ik de andere zaken zo efficiënt mogelijk afhandel (door daarvoor momenten in te lassen en mezelf niet steeds bij elke mail te laten storen door een piepje). efficiënt afhandelen, de in de vorige alinea aangehaalde zenkit-blog geeft hierin de stappen weer, die je steeds herhaalt.

En wie weet hebben we het wel nodig om tijd te verlummelen, om onze gedachten vrij te laten en zo op nieuwe gedachten te komen. Want zoals David Allen zegt op zijn website: Your mind is for having ideas, not holding them.

Terug naar het zoeken. Hoeveel tijd mensen besteden aan zoeken: er is geen eenduidige uitspraak over te doen. Zullen zoektijden in de toekomst toenemen? Dat is moeilijk te voorspellen. De optimisten zullen wijzen op snellere zoekmachines en geavanceerde, zelflerende vindmethoden. Maar in de jaren zeventig van de vorige eeuw werden al efficiencyvoordelen voorspeld, die bij lange na niet gehaald zijn. Automatisering heeft veel werk van ons overgenomen, maar er is ook weer heel veel nieuw werk bijgekomen.

Enig realisme is daarom op zijn plaats. Waar archiefmedewerkers nu uit de organisatie worden wegbezuinigd, zou het wel eens zo kunnen zijn dat hiermee ook een belangrijk “vind”vangnet uit de organisatie verdwijnt: we weten nu nog niet wat we in de toekomst zullen zoeken. Nu al komen wij op plaatsen waar slecht ingerichte zaaksystemen nauwelijks de informatie bevatten die nodig is om informatie of bewijs te kunnen leveren van een zaak en waar de werkvloer zelf begonnen is met archiveren in afdelingsmappen of persoonlijke domeinen, met noodlottige gevolgen van dien. Is een zaak of project beëindigd, dan blijft de informatie nog enige tijd voorhanden, en wordt dan rücksichtlos weggegooid, zonder dat gedacht wordt aan mogelijke bewaartermijnen, zonder historisch besef, zonder rekening te houden met collega’s die de informatie in de toekomst nog nodig hebben voor bewijs of verantwoording. Er is dus zeker plaats voor een Archiefpolitie in organisaties, met de mogelijkheid om boetes uit te delen. Zie maar eens welk een afschrikwekkend effect de Algemene Verordening Gegevensbescherming heeft op organisaties nu 25 mei is gepasseerd….

Maar zet de huidige trend tot ontDIVisering van organisaties door, dan kunnen we niet anders dan ALLES, alle aanwezige informatie vanuit allerlei bestanden nog bewaren, om ten minste als informatie-archeoloog nog in deze vuilnisbelten aan data te kunnen rondwroeten op zoek naar dat ene bewijs, of om de gang van zaken te kunnen reconstrueren.

Informatie-archeoloog, dat is het vak van de toekomst. Een mens die weet waar te zoeken en hoe te vinden is als Abraham die weet waar hij de mosterd haalt.

Het is alleen wel te hopen dat de mosterd niet na de maaltijd komt.