Eisen m.b.t. aanschaffen van een personeelssysteem

Beste Zaalberg,

Mijn organisatie is bezig met het opstellen van het progamma van eisen m.b.t. de aanschaf van een nieuw personeelssysteem.
Nu is mijn vraag welke eisen moet DIV laten meenemen in het progamma van eisen? Tot nu toe is er één eis opgenomen NEN-2082 de oplossing is geschikt om conform de normen te archiveren of biedt de mogelijkheid om de binnen de oplossing opgeslagen documenten middels een koppeling in een DMS of zaaksysteem te archiveren. Ik hoop snel iets van u te horen.
Alvast bedankt!

Antwoord:

Vaak zien wij dat bij een aanbesteding als eis is opgenomen dat de aan te schaffen applicatie moet voldoen aan NEN 2082. Diverse vakgenoten menen dat dit (archief)wettelijk gezien ook verplicht is, leveranciers geven dit soms ook aan.

Toepassing van NEN 2082 is archiefwettelijk gezien niet verplicht. Voordat je als aanbestedende organisatie NEN 2082 als eis stelt zou stellen, is het belangrijk dat binnen de organisatie inhoudelijke kennis aanwezig is over de inhoud van deze norm. Hiermee wordt bedoeld dat iemand kritisch lezend de volledige norm heeft doorgenomen en zich daarbij ook een mening heeft gevormd over relevantie en toetsbaarheid van alle 155 in NEN 2082 opgenomen functionele eisen. In NEN 2082 wordt bijvoorbeeld een onderscheid gemaakt tussen eisen die verplicht of optioneel zijn. Bij kritische doorneming van NEN 2082 blijkt bijvoorbeeld dat voor enkele eisen onduidelijk is of die verplicht of optioneel zijn. Tevens zijn niet alle eisen voldoende eenduidig interpreteerbaar geformuleerd en mede daardoor niet altijd toetsbaar.

Bij een aanbesteding van een applicatie waarmee archiefwaardige informatie beheerd moet gaan worden is het zinvol als DIV samen met het betrokken organisatieonderdeel afstemt welke functionele eisen relevant zijn. NEN 2082 kan daarbij als inspiratiebron gebruikt worden.