Dossier vertrouwenscommissie nieuwe burgemeester

Beste Zaalberg,

De Griffie is van mening dat dit dossier fysiek, verzegeld moet blijven bewaard . Div verschilt hierover van mening. Volgens DIV mag dit dossier gedigitaliseerd worden door een aangewezen DIV-er. Dossier bewaren en inzage beperken tot aangewezen door Griffie medewerker DIV/Grifife.
Kunt u aangeven wat de archiefwet en selectielijst hierover aangeeft?

Antwoord:

Zowel de archiefwet en selectielijst zeggen niks over welke specifieke zaken moeten worden afgeschermd. Dat is vaak een keuze van de organisatie op basis van de aanwezige informatie in een dossier. In dit specifieke voorbeeld wordt er vaak voor gekozen om een ‘dossier’ te verzegelen en bij overbrenging naar een archiefbewaarplaats een beperking op de openbaarheid van 75 jaar te hanteren.

Dat vertaalt zich echter naar een papieren situatie. In een digitale situatie kunt u een zaak niet ‘verzegelen’, u kunt alleen een zaak afschermen van medewerkers die dit dossier niet zouden mogen zien. In uw geval bestaat er schijnbaar een papieren dossier. Indien de gemeente een vervangingsbesluit heeft genomen voor het archief, betekent dat dat er eigenlijk geen papieren archief is. De organisatie heeft er dan voor gekozen om een digitaal archief te voeren. U dient het ‘dossier’ dan volgens dat beleid te behandelen. Dat betekent dat u het papieren dossier digitaliseert en vervolgens vernietigd.

Uiteraard dient u er dan voor te zorgen dan onbevoegden het digitale dossier niet kunnen lezen. DIV zal altijd wel toegang moeten hebben want zij moeten het dossier beheren en er bijvoorbeeld ook voor zorgen dat er een beperking op de openbaarheid komt.

Overigens zegt de selectielijst ook niks over het bewaren van het dossier van de vertrouwenscommissie. De benoeming van de burgemeester dient als zaak permanent bewaard te worden. De vertrouwenscommissie maakt daar onderdeel vanuit.