Digitale vernietiging

Beste Zaalberg,

Binnen onze organisatie wordt voor vernietiging van digitale zaken een verzamelzaak gemaakt waar per verzamelzaak ongeveer 3000 zaken worden gebundeld. Dit betreft zaken met een bewaartermijn van V1.
In ons zaaksysteem is door de beslissingsbevoegde al digitaal een akkoord gegeven op de definitieve vernietigingslijsten, na het doorlopen van de vereiste consulatie. .
Is het dan nog noodzakelijk dat er apart vernietigingsbesluit ex. artikel 8 Archiefbesluit wordt opgemaakt en digitaal wordt ondertekend?
Indien er een apart vernietigingsbesluit dient te komen, kan dit dan per verzamelzaak?

Antwoord:

Voor alle vernietigingen (per gebeurtenis) moet een officieel ondertekend vernietigingsbesluit worden opgesteld. Deze vernietigingsbesluiten worden dan, samen met de vernietigingslijsten, permanent bewaard.

In de vernietigingslijsten moet duidelijk vermeld staan welke informatie vernietigd wordt en op basis van welke categorieën/resultaten uit de selectielijst(en). In het verleden werden veel zaken die onder de categorie ‘Voor kennisgeving aannemen’ vielen, onder de term ‘VOS-stukken’ na een jaar vernietigd. Het probleem hiermee is dat eigenlijk niet duidelijk is wat er precies vernietigd wordt. U geeft aan dat er 3000 zaken in 1 ‘verzamelzaak’ zitten. U geeft echter niet aan welke documenten dit betreft: een evenementenvergunning heeft ook een bewaartermijn van 1 jaar, maar valt onder een hele andere categorie dan een ‘VOS-stuk’. De gemeente heeft de verplichting duidelijk te zijn over wat er precies vernietigd is. Daarover moet zij ook verantwoording af te leggen. Zo kan een burger de vraag stellen of zijn/haar persoonsgegevens vernietigd zijn.

Op een vernietigingslijst hoort elke individueel dossier/zaak vermeld te zijn. U hoeft dus niet voor elke verzamelzaak een apart vernietigingsbesluit te nemen, maar u dient wel de zaken te noemen in de vernietigingslijst die bij het vernietigingsbesluit horen.

Het blijft dan echter een probleem dat u niet kan aangeven waar een zaak over gaat, gezien de grote hoeveelheid van gekoppelde zaken.