Digitale handtekening

Beste Zaalberg, er wordt bij ons gewerkt met een digitale handtekening. Dit is een vinkje in een bepaalde applicatie. De documenten die digitaal getekend worden zitten niet in deze applicatie, maar gaan door middel van een koppeling naar het centrale zaaksysteem. Aan de documenten in het zaaksysteem is niet te zien dat het digitaal ondertekend is. Ook komt de digitale handtekening niet mee als metadata. Maar sommige documenten moeten wel tot in de eeuwigheid bewaard blijven, bijvoorbeeld verleende omgevingsvergunningen.

Onze vragen zijn:
– Wat moeten wij straks overbrengen naar het e-depot?
– Is het dan belangrijk dat de digitale handtekening zichtbaar is?
– Zo ja, betekent dat, dat wij de applicatie waar de digitale handtekening gezet wordt, ook bewaard moet blijven?
– OF te wel, maakt het voor de langere termijn iets uit dat aan het document zelf niet te zien is, dat er ooit een digitale handtekening gezet is?
– EN of de digitale handtekening nog een waarde heeft bij de overbrenging van de documenten?

Antwoord
In art. 24 van de Archiefregeling zijn de volgende vereisten opgenomen over de vast te leggen metadata van een digitale handtekening:
(…) voor zover gebruik is gemaakt van een digitale handtekening:
1°.de houder van de digitale handtekening;
2°.het moment van validatie van de digitale handtekening, alsmede het resultaat daarvan;
3°.de voor de validatie verantwoordelijke functionaris; en
4°.voor zover bekend ten tijde van het werkproces: de identificatie van het certificaat van de digitale handtekening.

Wikipedia zegt over een handtekening het volgende: “Een handtekening heeft twee functies. Ten eerste wordt iemands identiteit ermee vastgesteld, hoewel er geen wetgeving bestaat die regelt wat iemands authentieke handtekening is. Ten tweede dient het ter vaststelling van de wil van de desbetreffende persoon met betrekking tot de bovenstaande tekst.” (…) “De handtekening geeft aan dat men de inhoud van de tekst kent en het ermee eens is. Dit is vooral van belang bij documenten die niet met de hand geschreven zijn, zoals overschrijvingen en contracten.”

Het gaat er om dat duidelijk is wie het document heeft ondertekend, op welk moment en of deze persoon inderdaad bevoegd was om te tekenen. Met andere woorden: is het document getekend en/of een besluit genomen door de juiste persoon? In geval van twijfel moet dit aangetoond kunnen worden.
In uw situatie bevinden de metadata van de handtekening zich in een andere applicatie dan in het centrale zaaksysteem, waarin het bijbehorende document is opgeslagen.
U zult vast moeten leggen op welke manier het (digitale) handtekeningproces verloopt. Daarnaast is het belangrijk om ook de interne bevoegdheden- en mandaatregeling beschikbaar te hebben en te houden.