Digitaal archiveren ‘ongeboren vrucht erkenning’

Beste Zaalberg,

Ik werk voor de gemeentelijke archieven van een aantal gemeenten en binnen ons team is er enige onduidelijkheid over het digitaal archiveren van ‘ongeboren vrucht erkenning’. Deze staat in ons systeem standaard op ’toegekend/verwerkt’, met een bewaartermijn van 110 jaar. Echter, vanuit burgerzaken hebben wij vernomen dat de bewaartermijn voor dit zaaktype (en ‘vaderschapserkenning na geboorte’ ) 18 maanden hoort te zijn, omdat de erkenning bij de geboorteakte wordt gevoegd en dus niet ook nog apart bewaard hoeft te worden. Het zaakresultaat zou dan in plaats van ’toegekend’ of ‘verwerkt’, ‘verwerkt (reproduceerbaar uit Nederlands register)’ moeten zijn.

Het is mij opgevallen dat dit onderscheid bij veel burgerzaken werkprocessen kan worden gemaakt (dus ook bij huwelijken, geboorteaangifte en overlijdingsmelding bijvoorbeeld).

Kunt u ons vertellen wat wij als bewaartermijn moeten handhaven voor ongeboren vrucht erkenning en vaderschapserkenning na geboorte?

Antwoord: 

Het gaat erom of er brondocumenten voor de BRP door de gemeente worden gecreëerd. Deze brondocumenten dienen minimaal 110 jaar te worden bewaard conform bijlage 6 van de regeling BRP. Vraag is waar de akte van erkenning wordt bewaard. Indien deze wordt opgenomen in de geboorteakte is het apart bewaren van de akte niet nodig en kan deze na 1,5 jaar worden vernietigd.

Voor een erkenning na de geboorte zal dat (waarschijnlijk) niet gelden want de akte van erkenning is dan een brondocument die de geboorteakte veranderd. Deze zal dus wel 110 jaar bewaard moeten worden.