Archivarissen luiden noodklok: VHIC denkt mee en biedt oplossingen
Vorige week verscheen een artikel waarin regionale archieven de noodklok luiden. Er dreigen gaten in archieven: digitale informatie is in veel opzichten heel kwetsbaar en digitale archivering houdt meerdere uitdagingen in, niet alleen bij de overheid maar ook in de private sector. Bitrot, veroudering van bestandsformaten, ongestructureerde informatie, gebrek aan metadata, enz. zijn herkenbare en universele problemen.
VHIC is zich al lang bewust van de bijzondere aandacht die digitale archivering vraagt en denkt hierin mee. VHIC biedt organisaties meerdere oplossingen aan om deze uitdagingen aan te pakken. Oplossingen die overigens niet alleen bestemd zijn voor archivarissen of ICT-specialisten. Zo kun je met de RMTool op een eenvoudige wijze documenten opsporen die opgeslagen zijn in een verouderd, niet ondersteund of voor de organisatie onbekend bestandsformaat. Corrupte digitale objecten vind je door op een eenvoudige wijze checksums te controleren. En van documenten in Office- en PDF-formaat gaat de RMTool na of ze nog geldig en te openen zijn.
Met de RMTool breng je ook op een eenvoudige wijze structuur in informatie aan, wat meteen een kader biedt om binnen de organisatie goede afspraken te maken. Ook de naleving van die afspraken volg je op met de RMTool. Dat informatie in allerhande bronsystemen onvoldoende voorzien is van metadata is een bekend probleem, maar dat hoeft niet onoverkomelijk te zijn: met de RMTool kun je niet alleen proactief metadata toekennen, maar kun je ook achteraf series, dossiers en documenten met de vereiste metadata verrijken. De voorbereiding van een overbrenging naar een edepot kan hierdoor in grote mate worden geautomatiseerd.
Ook voor het archiveren van e-mails en het bewaren van bijlagen heeft VHIC een oplossing: de KlasseerTool. Met deze tool kunnen e-mails en bijlagen op een eenvoudige wijze worden gearchiveerd. De KlasseerTool denkt hierbij mee met de gebruiker en suggereert wat de bestemming van een ontvangen of verstuurde e-mail is.
Digitaal archiveren houdt niet alleen technische uitdagingen in, maar brengt ook organisatorische en beleidsmatige vraagstukken mee. Onderwerpen die ook aan bod komen in de cursus ‘Leren preserveren’ die VHIC vanaf 2021 organiseert.
Filip Boudrez