Context archivering vergaderstukken bestuurders

Beste Zaalberg,

Wij hebben een koppeling tussen Teams en het zaaksysteem om de vergaderstukken van de Portefeuillehoudersoverleggen te archiveren. In deze overleggen wordt er een actielijst gemaakt in de Planner app in Teams. Is deze informatie ook nodig om te archiveren bij de vergaderstukken voor de context, of is dit overbodig? Momenteel is er geen makkelijke manier om informatie uit de planner app te archiveren.

Antwoord: 

Technisch gesproken is een actielijst informatie waarover verantwoording moet/kan worden afgelegd. Daarmee is het informatie die archiefwaardig is. In de praktijk wordt een actielijst meestal toegevoegd bij de vergaderstukken. Als onderdeel van de vergadering wordt de actielijst dus meestal al bewaard.

Onder resultaat 19.1.6 wordt de actielijst echter niet genoemd als een document dat permanent bewaard moet worden. Dat houdt in dat als een archief ‘geschoond’ wordt (niet meer relevante informatie wordt verwijderd uit een zaak), de actielijst uit de vergaderstukken verwijderd zou mogen worden.

De actielijst in de Planner App is echter een dynamisch document want na elke vergadering gaan er actiepunten uit en komen er nieuwe bij. Indien de actielijst geen onderdeel uitmaakt van de vergaderstukken, dan moet u er dus voor zorgen dat de actielijst na elke vergadering toch bewaard wordt. Onder resultaat 19.1 zou deze dan na 5 jaar vernietigd kunnen worden.

Indien de Planner app het niet mogelijk maakt om een actielijst op een andere locatie op te slaan, dan wordt bovenstaande verplichting lastig. Technisch gesproken dient u ervoor te zorgen dat de actielijst na 5 jaar vernietigd wordt en indien dat niet mogelijk is, bent u technisch gesproken in overtreding van de archiefwet.

Vraag is wel hoe erg dat is: een actielijst bevat (hopelijk) geen persoonsgegevens en de informatiewaarde van een achterhaalde actielijst is niet erg hoog.

Aangezien het dus geen permanent te bewaren archief betreft, lijken de risico’s dus niet groot.