Capstone en openbaarmaking e-mailboxen
Beste Zaalberg,
Blijvend te bewaren informatie moet bij inwerkingtreding van de Nieuwe Archiefwet 2021 binnen 10 jaar naar de archiefbewaarplaats. Hier valt conform de selectielijst 2022 ook de e-mail van de sleutelfunctionarissen onder. Nu is het zo dat e-mail een variëteit aan informatie bevat. Al snel komt de situatie dat de openbaarheidsgronden van de Archiefwet en uitzonderingsgronden van de Woo in beeld komen. De AVG geldt in dit geval ook.
Juist door de ongestructureerde manier van opslag (alle onderwerpen door elkaar), is e-mail een lastig onderwerp voor openbaarmaking. Dit leidt in mijn organisatie dat het management de capstone-methodiek snapt en er in mee wil gaan tot de stap van openbaarmaking. Dit omdat er een risico is dat informatie die niet openbaar dient te zijn, dat wel wordt. Dit op basis van de bovengenoemde wetgeving.
Ik begrijp dat de burger recht heeft op informatie. Daar zorgt onze organisatie voor via de overbrenging van zaakdossiers en Woo-verzoeken.
Daarnaast begrijp ik ook dat er met het openbaar maken van alle e-mails van een sleutelfunctionaris onzienbare risico’s op gaan treden, omdat er zoveel informatie vrij komt die niet gescreend is.
Antwoord:
De capstonemethode geeft als advies de mogelijkheid dat de betrokken medewerker eerst door onnodige en privemail zelf verwijdert uit de mailbox. Of dat verstandig is, laat ik even in het midden.
Dan blijft er een mailbox over waarin een beeld wordt geschetst hoe de organisatie met haar omgeving communiceert. Indien die mailbox wordt overgedragen conform de overbrengingstermijn van de nieuwe archiefwet (10 jaar, op dit moment is dat nog 20 jaar), wordt deze openbaar.
Het enige wat u daartegen kunt doen, is een beperking van de openbaarheid leggen op de mailbox met als redenatie dat er veel persoonsgegevens in aanwezig zijn. Deze beperking van de openbaarheid moet worden vastgesteld door het college en worden gepubliceerd.
Extra aandachtspunt is overigens het regelen van het eigendom van de mailbox.
De werkgever mag in de zakelijke mailbox van de werknemer kijken. Dan dient vermeld te worden dat het lezen van zakelijke e-mails onder de bescherming valt van artikel 8 Europees Verdrag van de Rechten van de Mens.
Dit wetsartikel bepaalt dat de werkgever een goede reden moet hebben voor het lezen van de zakelijke mailbox én vooraf de desbetreffende werknemer dient te waarschuwen. Deze notificatieplicht volgt uit Europese rechtspraak. Het raadplegen van e-mails van de werknemer moet zorgvuldig gebeuren, zo mag de werkgever bijvoorbeeld geen privé e-mails lezen. (bron: site AWN)
Het kan slim zijn om een reglement rondom het gebruik van e-mail en internet op te stellen voor de werknemer. Hierin kan worden aangegeven in welke situaties de werkgever de mail mag bekijken. Als dit reglement bij het aangaan van de arbeidsovereenkomst wordt overhandigd, dan kan hier ook geen onduidelijkheid of discussie meer over ontstaan. (bron: site De Nationale Adviesbalie).