Bewaren van benoemingen leden Welstandscommissie

Beste Zaalberg,

Moeten wij als gemeente onderstaande benoemingen bewaren?

ln de Woningwet 2003 is in artikel 12 b, sub 4 opgenomen dat de leden van de Welstandscommissie voor een termijn van ten hoogste drie jaar kunnen worden benoemd. Zij kunnen eenmaal voor eenzelfde periode van drie jaar worden herbenoemd.
De Monumentenwet kent in de doorwerking naar de gemeentelijke verordening geen expliciete benoemingstermijnen voor de leden van de Monumentencommissie. Niettemin hanteert hûs en hiem ook voor deze leden een roulatiemodel, vergelijkbaar aan dat van de welstandscommissie.
Van belang is dat de gemeenteraad de leden van de Welstandscommissie benoemt en ontslaat. Voorts geldt dat de leden van de gemeentelijke Monumentencommissie worden benoemd door het college van burgemeester en wethouders. Waar binnen Fryslân de in de G.R. hûs en hiem deelnemende gemeenten gekozen hebben voor een geïntegreerde commissie in de vorm van een Adviescommissie Ruimtelijke Kwaliteit ligt het voor de hand om de leden van de te onderscheiden commissies door zowel uw raad als door het college te doen benoemen. Om reden van flexibiliteit (onderlinge vervanging) is het gewenst om alle
voorgedragen commissieleden in principe binnen elke gemeentelijke Adviescommissie Ruimtelijke Kwaliteit te kunnen laten functioneren.
ln het geval van de G.R. hûs en hiem gaat het in 2015 om 23 gemeenten, hetgeen inhoudt dat alle deelnemende gemeenteraden zich expliciet moeten uitspreken over de te (her)benoemen leden en de leden die ontslagen moeten worden.
Voor het jaar 2015 leidt dit ertoe dat een aantal zittende commissieleden de advieswerkzaamheden zal beëindigen, dat een aantal zittende leden voor herbenoeming moet worden voorgedragen, alsook dat een aantal nieuwe commissieleden moet worden benoemd.

Antwoord: 

Resultaat 17.1.2 van de selectielijst voor gemeenten en intergemeentelijke organen 2020 zegt dat de informatie over de aanstelling en het ontslag van een lid van een onafhankelijke commissie (waar een welstandscommissie en een monumentencommissie onder vallen) moet worden bewaard.

In uw voorbeeld moeten 23 gemeenten het benoemingsbesluit bewaren over dezelfde persoon. Dat klinkt een beetje overbodig, maar de vraag is om de commissie zelf de benoemingen bewaart. In dat geval zou de gemeente een afspraak kunnen maken dat de commissie de benoemingen zelf bewaart.

Probleem is dan wel dat een ‘andere’ organisatie een besluit van een gemeente moet bewaren en de vraag is of dat realistisch is en/of gebeurt.

In een zaaksysteem hoort een benoeming te worden vastgelegd zijn met Bewaren als bewaartermijn. Mijn advies is om dat zo te houden.