Bewaren of vernietigen stukken benoeming leden raad van bestuur ROOBOL
Beste Zaalberg,
Op grond van de statuten van de Stichting ROOBOL (Regionaal Openbaar baisonderwijs) worden de gemeenteraden in het werkgebied van Stichting ROOBOL verzocht de in het schrijven genoemde personen te benoemen en ontslaan. in dit geval zijn dat 1 vertrekkend lid en 1 nieuw lid Raad van Toezicht.
Moet de gemeente deze stukken bewaren of vernietigen
Graag uw oordeel.
Antwoord:
Voor uw gemeente is het advies om benoemingen van wethouders, raadsleden en de burgemeester in functies bij andere organisaties te bewaren.
De ROOBOL hoort zelf haar eigen archief te beheren en een overzicht te bewaren van de samenstelling van haar bestuur. Aangezien de Stichting niet onder de archiefwet valt, heeft zij geen verplichting om dit archief eeuwig te bewaren.
De gemeente moet zich daarom afvragen of zij:
- Te zijner tijd het archief van de stichting overneemt;
- Misschien toch de benoeming en het ontslag van bestuursleden toch zelf wil bewaren om daar gebruik van te kunnen maken als organisatiegeheugen.
Dit laatste is echter niet verplicht en betreft dus een uitzondering op de selectielijst. Daarbij kunt u eventueel verwijzen naar paragraaf 1.3 van de selectielijst (uitzonderingen op de selectielijst).