Bewaartermijnen Verklaring van Vervanging en bijlagen

Beste Zaalberg,

Medio 2017 is onze Gemeenschappelijke Regeling gestart met digitalisering van de archiefbescheiden en heeft het Dagelijks Bestuur het Besluit Vervanging Archiefbescheiden vastgesteld. Hierin staat o.a. beschreven dat, op basis van artikel 8 van het Archiefbesluit 1995, per half jaar een Verklaring van Vervanging wordt opgesteld, alsmede een specificatie van de vervangen documenten. Dit zijn hoofdzakelijk te vernietigen documenten. In de Selecttool staat bij 19.1.14 Vervanging – waardering: bewaren – toelichting: “dit geldt alleen voor te bewaren gegevens”. De Verklaring en specificatie staan nu dus op Bewaren, terwijl het hoofdzakelijk te vernietigen documenten betrof. Zou het bijvoorbeeld mogelijk zijn 2 specificaties te maken: 1 met Te Bewaren documenten en 1 met te vernietigen en die als zodanig te waarderen, bijvoorbeeld 20.1.7 – Informeren – de aangeleverde gegevens – V 1 jaar (dit loopt dan meer gelijk met het daadwerkelijke vernietigen van de dagdozen); 0f 25.1: V 10 jaar (de Verklaring moet worden doorgestuurd naar onze archivaris bij het Streekarchief) , of 19.1: V 5 jaar?

Antwoord:

Op grond van Archiefbesluit 1995 artikel 8 moet bij vervanging een verklaring worden opgesteld en “Een exemplaar van deze verklaring wordt bewaard door het overheidsorgaan waaronder de archiefbescheiden zouden berusten, indien zij niet waren vernietigd, vervangen of vervreemd.” De waardering van die verklaringen is dus: blijvend bewaren.
Artikel 8 schrijft verder voor dat “De zorgdrager maakt van de … vervanging … een verklaring op, die ten minste een specificatie van de … vervangen … archiefbescheiden bevat, alsmede aangeeft op grond waarvan en op welke wijze de .. vervanging … is geschied.”

Hoe ziet zo’n specificatie er uit? Wij kiezen in veel gevallen voor een beknopte versie waarbij we in de verklaring opnemen dat op <datum> de op grond van het vervangingsbesluit van organisatie X in de periode Y (bijv. 1 januari t/m 30 juni) voor vervanging in aanmerking komende documenten betreft. Dit is mogelijk omdat in de bijlage bij het opgestelde Handboek Vervanging al is omschreven welke documenten voor vervanging in aanmerking komen.

Helaas zitten niet alle archivarissen of archiefinspecteurs op deze lijn en vereisen sommigen een specificatie op documentniveau. Zo kunnen zij een controle uitvoeren, voorafgaand aan de vervanging.
Deze controlebehoefte kun je ondervangen, omdat de uitgevoerde beheerhandeling d.m.v. metagegevens wordt vastgelegd (zie (zie Archiefregeling artikel 17 onder e; in het TMLO bij eventgeschiedenis). Nu geldt die eis tot het vastleggen d.m.v. metagegevens formeel gezien alleen voor de voor blijvende bewaring in aanmerking komende archiefbescheiden (omdat de Archiefregeling alleen daarop betrekking heeft, tenzij in bijvoorbeeld een Besluit Informatiebeheer de reikwijdte van de Archiefregeling is opgerekt tot heel het archief of van toepassing wordt verklaard voor meer dan alleen het blijvend te bewaren stukken).
Als je het uitvoeren van vervanging al met metagegevens vastlegt (artikel 17 e van de Archiefregeling wordt vaak over het hoofd gezien), bijvoorbeeld voor alle inkomende documenten in het registratiescherm een veld aan te maken met als standaard waarde “te vervangen” dan hoef je op het moment van vervanging alleen een zoekactie op documentniveau uit te voeren.