Bewaartermijnen kinderopvang
Beste Zaalberg, in onze gemeente gebruiken wij het document “Structuur in Selectie” van VHIC (de voorloper van de SelectTool, die gratis te downloaden is via https://vng.nl/onderwerpenindex/dienstverlening-en-informatiebeleid/archieven/publicaties/handreiking-gebruik-selectielijst . Ik wil u vragen om een verduidelijking. Het gaat om de categorie 3.14.3 Zorg voor bepaalde groepen, kinderopvang en registerkinderopvang.
In de lijst staat dat:
– toezicht op de kinderopvang, inspectierapporten en beschikkingen tot exploitatie van een kindercentrum of gastouderbureau vernietigbaar zijn (na 7 jaar).
– bij het Kinderopvangregister staat: bewaren.
In de praktijk is het zo dat de gemeente een aanvraag ontvangt (en na onderzoek door de GGD) een besluit aanvraag voor kindervoorziening gastouderopvang/ kindercentrum afgeeft en een nummer toekent voor het Landelijk Register Kinderopvang (LRK). Vervolgens kunnen er mutaties optreden, en kan een gastouderbureau of kindercentrum weer verwijderd worden uit het LRK. De gemeente is de verantwoordelijk voor het opnemen van een gastouderbureau of kindercentrum in het LRK (het bewaarniveau is dus de gemeente). Daarnaast voert de GGD inspecties uit bij de geregistreerde voorzieningen (bewaarniveau is het LRK).
Mijn vraag aan u is:
– dient de gemeente het besluit waarin het LRK-nummer wordt toegekend te bewaren? De gemeente levert immers de gegevens aan het LRK, op deze gegevens is de registratie in het LRK gebaseerd.
– wat wordt bedoeld met het bewaren van het Kinderopvangregister? Wordt hiermee bedoeld dat het LRK hiervoor verantwoordelijk is?
Duidelijk is wel dat de inspectierapporten van de GGD voor de gemeente vernietigbaar zijn.
Antwoord
In de vorige selectielijst, waaraan u refereert, is opgenomen dat het Kinderopvangregister een blijvend te bewaren document is. Dit register wordt landelijk bijgehouden en berust niet bij de gemeente.
Met betrekking tot het landelijk register is er geen voorschrift waarin is opgenomen dat dit permanent bewaard moet worden. Gemeenten zijn wel bronhouder, maar zij moeten de brondocumenten zolang bewaren als de opvang bestaat. Dit is het uitgangspunt in de huidige selectielijst.
Bij de samenstelling van de huidige selectielijst is onderzocht of deze informatie voor permanente bewaring in aanmerking kwam en is geoordeeld dat dit niet zo is.
De betreffende besluiten kunnen, conform de selectielijst, vernietigd worden.