Bewaartermijnen beeldmateriaal

Beste Zaalberg,

Onlangs werden wij gewezen op beeldmateriaal dat momenteel lokaal is opgeslagen binnen onze organisatie. Denk hierbij bijvoorbeeld aan luchtfoto’s, en (inventarisatie/onderhouds-)filmpjes van het riool. Welke categorie binnen de gemeentelijke selectielijst past het best bij dergelijk materiaal?

Antwoord:

Voor beeldmateriaal geldt in principe niks anders als voor elk ander informatieobject. Er dient altijd een afweging te worden gemaakt tussen de waarde die het informatieobject (nog) heeft de organisatie en de eventuele cultuurhistorische waarde die een informatieobject kan hebben voor de maatschappij.
De bewaartermijn van een informatieobject hangt af van het doel waarvoor het is gemaakt of gebruikt. Beeldmateriaal is daarop geen uitzondering.
Voor filmpjes van rioolbuizen geldt dat dit wordt gebruikt om de staat van de buizen te controleren of om het onderhoud van het riool uit te voeren. In de selectielijst valt dat onder 12.1 (V 5 jaar na afhandeling) respectievelijk 15.1 (V 5 jaar na afhandeling). Echter, filmpjes van het riool worden 1x in de zoveel jaar gedaan. Veel organisaties die verantwoordelijk zijn voor het onderhoud willen deze filmpjes zo lang bewaren zodat ze meerdere versies hebben die ze met elkaar kunnen vergelijken. Praktisch gezien is het daarom handiger om ze langer dan 5 jaar te bewaren, afhankelijk van de frequentie van de controle. Een vuistregel is dat er twee andere versies zijn, m.a.w. als een filmpje elke 5 jaar wordt gemaakt, heeft deze een praktische bewaartermijn van 15 jaar.

Voor luchtfoto’s geldt hetzelfde verhaal. Gemeenten maken steeds vaker gebruik van luchtfoto’s om te controleren waar (illegaal) is gebouwd. Conform de selectielijst valt dit ook onder resultaat 12.1.
Luchtfoto’s geven echter wel een uniek beeld over een gemeente zich ontwikkeld. Vanuit cultuurhistorisch oogpunt kunt u er dus voor kiezen om deze luchtfoto’s permanent te bewaren.
Wat voor luchtfoto’s geldt, geldt vaak voor meer beeldmateriaal. Vaak geeft dit een uniek beeld van de organisatie en dit wil je als ‘bijzonder’ materiaal bewaren.