Bewaartermijn voorbereidingsstukken

Geachte Zaalberg,
Bij het digitaal archiveren van bestemmingsplannen wil ik alle “voorbereidingsstukken” in een te vernietigen dossier archiveren.
“Voorbereidingsstukken” zijn bv alle ontwerpen, concepten, interne notities etc.
De selectielijst biedt m.i. geen handvat voor de bewaartermijn van dergelijke stukken.
Welke bewaartermijn adviseren jullie voor de z.g. “voorbereidingsstukken”?

Antwoord

U merkt terecht op dat de huidige selectielijst niet spreekt over voorbereidende stukken. De selectielijst kijkt alleen naar zaken en niet naar documenten. Er wordt wel gesproken over opschoning maar geeft daar geen handvatten voor. Dat betekent dat elke zorgdrager zelf kan bepalen hoe hier mee moet worden omgegaan.

U dient dan een risicoanalyse uit te voeren om te zien welke documenten verwijderd (opgeschoond) kunnen worden en welke niet. Voor bestemmingsplannen dient u in overweging te nemen, dat bestemmingsplannen eens in de tien jaar vernieuwd moeten worden. Dat pleit ervoor om de op te schonen documenten minimaal 10 jaar te bewaren. De praktijk leert echter dat het vernieuwen van een bestemmingsplan langer op zich laat wachten. De keuze voor 15 jaar of 20 jaar is daarmee een te verdedigen standpunt.

Op de achtergrond speelt nog wel het terugbrengen van het overdrachtstermijn. Dat was 20 jaar, maar er is sprake van het terugbrengen van die termijn naar 10 jaar. Dat zou betekenen dat zaken over het vaststellen van bestemmingsplannen eerder worden overgebracht dan dat de opschoningstermijn is verlopen. Dat kan dus praktische problemen opleveren waar nog over nagedacht moet worden.