Bewaartermijn verzoeken AVG
Beste Zaalberg,
Naar aanleiding van een bezwaarschrift ivm besluiten over inzage- en verwijderingsverzoeken dat volgende week ter zitting komt, ben ik me aan het verdiepen in de bewaartermijnen. De bezwaarde is geen inwoner en wij hebben slechts de gegevens die verstrekt zijn bij twee verzoeken en het bezwaar.
Ik ging ervanuit dat de bewaartermijn nog niet voorbij was voor de verzoeken (2019 en 2020).
Er worden echter termijnen gebruikt die ik niet goed kan thuisbrengen of die niet op elkaar afgestemd lijken te zijn terwijl ze volgens de selectielijst gesteld zijn (Verseon).
Vragen: wat is de bewaartermijn voor een:
– Inzage- of informatieverzoek toegekend en afgewezen (toegekend kan ook zijn: er is niets bij ons aanwezig);
– Verwijderingsverzoek toegekend en afgewezen?
Wij gebruiken binnen de gemeente:
Zaaktype Resultaat Bewaartermijn
Persoonsgegevens verwijderingsverzoek Ingewilligd 5 jaar
Persoonsgegevens verstrekkingen Afgehandeld 20 jaar
Persoonsgegevens inzageverzoek Afgehandeld 5 jaar
Echter, dat lijkt, in ieder geval deels, gebaseerd te zijn op de BRP en dat is iets anders dan een verzoek om bijvoorbeeld alle gegevens over iemand binnen sociaal domein te verstrekken.
Ik zie ook best twee heel verschillende termijnen in de selectielijst
Blz. 65
– Bescheiden afkomstig van de Nederlandse burgerlijke stand 1 jaar
– Bescheiden verband houdend met de verstrekking van gegevens uit de basisregistratie (waaronder verzoeken betreffende het inzagerecht) 20 jaar
– Alle overige bescheiden verband houdend met de verwerking van persoonsgegevens in de basisregistratie (onder meer onderzoeksdossiers, bescheiden betreffende een procedure ingevolge artikel 2.60 van de Wet BRP) 10 jaar
Lijst zelf (5):
Ik hoop dat u mij (zsm) verder op weg kunt helpen nu ik me afvraag of de termijn bij het eerste verzoek (‘we hebben niets van u’, afgezien natuurlijk van het verzoek) niet gewoon een jaar is en dus al voorbij.
Antwoord:
In uw vraag worden de bewaartermijnen die gelden voor de AVG en de BRP inderdaad door elkaar gehaald.
Er bestaat een verschil tussen het verstrekken van persoonsgegevens uit BRP al recht zoals vermeld in Regeling BRP en verzoeken om inzage van persoonsgegevens onder AVG.
Voor verzoeken om informatie uit de burgerlijke stand c.q. BRP gelden twee bewaartermijnen:
– Verzoeken om eigen gegevens V 1 jaar onder resultaat 5.1.3 (een burger vraagt dan zijn eigen gegevens op. Dat zijn meestal uittreksels)
– Verzoeken van derden om gegevens van een burger onder het inzagerecht V 20 jaar onder resultaat 5.1.2 (hier worden dus gegevens opgevraagd van een burger door een derde partij)
Voor verzoeken onder de AVG geldt:
– Wijzigingsverzoeken, verwijderingsverzoeken, dataportabiliteit, bezwaren omtrent verwerkingen, e.d. : V 5 jaar onder resultaat 6.1
o Indien deze verzoeken worden afgewezen geldt de bewaartermijn van 1 jaar onder resultaat 6.2
– Inzageverzoeken V 1 jaar onder resultaat 6.1.3
Onderzoeksdossier (V10 jaar) betreft het onderzoeken of gegevens in de BRP correct zijn, zoals bijvoorbeeld adresonderzoeken en heeft geen betrekking op verzoeken tot correctie of inzage.
De bewaartermijn van de verzoeken die u bedoeld hangt dus af van welke gegevens worden opgevraagd en of dat gebeurt op basis van de AVG of van de Regeling BRP.
Technisch gezien valt het verzoek uit 2019 onder de selectielijst voor gemeenten en intergemeentelijke organen 2017 en het verzoek uit 2020 onder de selectielijst voor gemeenten en intergemeentelijke organen 2020. Dat maakt echter geen verschil in het antwoord.
Het is overigens wel zo dat u niet claimen dat u de persoonsgegevens niet meer heeft, alleen omdat de bewaartermijn is verstreken. Een organisatie dient daadwerkelijk persoonsgegevens te overhandigen (indien dat moet) als zij nog beschikt over die gegevens. Met andere woorden: de gemeente kan alleen maar claimen dat de gegevens niet meer aanwezig zijn als deze ook daadwerkelijk vernietigd zijn. Indien de gemeente bijvoorbeeld te laat is met vernietigen (wat in de praktijk nog wel eens gebeurt), dan zijn de gegevens nog aanwezig en moeten die aan de betrokkene (onder de AVG) worden overhandigd.