Bewaartermijn veelschrijvers

Beste Zaalberg,

Uw vraag:

Er is mij gevraagd een bewaartermijn te bepalen m.b.t. veelschrijvers. Mijn eerste gedachte is dat er altijd een aanleiding is geweest voor de veelschrijver. Dit kan bijvoorbeeld een klacht of een bezwaar zijn.
Maar als dit niet meer te achterhalen valt of, zoals te bedenken valt bij veelschrijvers, er worden meerdere tot vele onderwerpen tegelijk benoemd, dan kun je mogelijk niet meer aan 1 proces koppelen.
Welke bewaartermijn is dan het beste om mee te geven?

Antwoord:

In de Selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen 2020 bestaat het resultaat 12.2.1 Doorlopende verplichting tot (niet) handelen.

Dit is dan een uitkomst van een handhavingszaak.

Individuele correspondentie kan niet worden bewaard omdat eventueel, mogelijk, misschien ooit een handhavingszaak kan worden gestart. Indien de organisatie besluit om mogelijk wel een handhavingszaak te starten, dan kunt u brieven c.q. correspondentie die u nog heeft (en niet, via de normale methode en bewaartermijnen, is vernietigd) verzamelen in de handhavingszaak. Een uitkomst kan dan zijn dat er toch geen ‘straf’ wordt opgelegd (resultaat 12.3) en als er wel een verplichting wordt opgelegd, geldt 12.2.1.

U kunt niet zonder reden brieven bewaren, daar dient u een grondslag (AVG) voor te hebben.