Bewaartermijn Ongevallenregister

Beste Zaalberg,

Uw vraag:

Vanuit een nieuwe preventiemedewerker (ARBO, BHV en Agressie) kreeg ik een vraag over ongevallenregister vanuit de Arbeidsomstandighedenwet, artikel 9 lid 2, is de werkgever verplicht een ongevallenregistratie bij te houden, dit bevat enkele persoonsgegevens. Tot op heden is het bewaard op lokale schijf. De nieuwe medewerker wil het netjes vastleggen met liefst in zaaksysteem. Mijn vraag is onder welke zaaktype kan dit het beste worden vastgelegd? Zelf zat ik te denken aan rapportage periodiek intern. Maar zou graag advies ontvangen.

Antwoord:

We noemen dat niet een ‘ongevallenregister’, maar voor de duidelijkheid noemen wij dat een register Arbo-incidenten. Deze moet 40 jaar bewaard voor in geval het gaat over incidenten met gevaarlijke stoffen.

Eigenlijk is het register een optelsom van alle arbo-incidenten waarvoor we een apart zaaktype hebben.

Voor het vastleggen van een register hebben we eigenlijk geen proces, behalve ‘registratie mutatie verwerking’ of ‘Rapportage periodiek intern’.  Beiden bevatten echter niet de bovengenoemde bewaartermijnen. Daar dient u dus wel rekening mee te houden.