Bewaartermijn KO’s (met name de opgevraagde justitie en politiegegevens)

Beste Zaalberg:

De ingewilligde KO’s worden volgens de I-navigator bewaard. Wij werken zaakgericht, dat betekent dat de opgevraagde justitiele gegevens en politiegegevens ook aan de zaak gekoppeld zijn. Deze gegevens zouden echter vernietigd moeten worden. Hoe gaan we hier mee om. Het is niet praktisch om de te vernietigen stukken uit de zaak te halen. Kunt u mij hier een antwoord opgeven?

Antwoord:

Vanuit de gedachte van zaakgericht werken behoren justitiële gegevens en politiegegevens bij de zaak van het verlenen van een koninklijke onderscheiding.
Deze is inderdaad permanent te bewaren on de huidige selectielijst. De justitiële en politiegegevens dienen in het kader van de AVG verwijderd te worden als de onderscheiding is uitgereikt.
Dit betekent dat documenten binnen zaak een andere bewaartermijn hebben, dan de zaak. Op dit moment zijn er nog maar heel weinig zaaksystemen die er mee overweg kunnen dat een document een andere bewaartermijn heeft dan de zaak waar dat document bij hoort. Pas als dat wel het geval is kan dit automatisch worden geregeld. Tot die tijd zullen dit soort zaken handmatig geschoond moeten worden.