Bewaartermijn en proces jaarverslagen

Beste Zaalberg,

Ik ben bezig met de vernietiging. Nu kom ik o.a. vragen uit jaarvergaderingen van dorpsbelang tegen over bijv. verbeteringen in hun dorp. Onder welk proces vallen deze hoelang moet ik deze bewaren?

Antwoord: 

Jaarverslagen die de gemeente niet zelf heeft opgesteld, hoeft de gemeente niet permanent te bewaren. De vraag is dus of dorpsbelang in uw vraag gezien moet worden als een onderwerp waarover de gemeente een jaarverslag heeft opgesteld of dat het een aparte organisatie is waarvoor de gemeente geen verantwoordelijkheid heeft op archiefgebied.

Indien de eerste situatie van toepassing is, dienen de jaarverslagen onder resultaat 4.1.9 permanent bewaard te blijven.

Indien de tweede situatie van toepassing is, is het nog maar de vraag of u de jaarverslagen wilt verwijderen. De archivaris is waarschijnlijk heel erg geïnteresseerd in dit soort documenten omdat hij/zij deze normaal gesproken niet krijgt. In de methodiek die achter de selectielijst zit, wordt veel aandacht gevraagd voor het bewaren van archieven die normaal gesproken geen onderdeel uitmaken van de overheid, zodat onze archieven niet alleen bestaan uit overheidsarchieven maar veel breder zijn.

Vanuit dit oogpunt gezien adviseren wij u om contact op te nemen met uw archivaris met de vraag of hij/zij deze jaarverslagen wil ontvangen. Als deze jaarverslagen geen onderdeel uitmaken van het gemeentelijk archief, kunt u ze daar eigenlijk niet in opnemen en zal de archivaris ze ergens anders moeten bewaren.