Bewaartermijn dividenduitkering

Beste Zaalberg,

Bij kwaliteitscontrole zaakdossiers het resultaat van Zaaktype lidmaatschap/deelneming beheren gecontroleerd. ( i.c. lidmaatschap van Bank Nederlandse Gemeenten).
Ingekomen document van BNG dat ook in 2020 geen dividenduitkering plaatsvindt. Behandelaar waardeert stuk als vka met als selectielijst-item 12.1 Toezien en handhaven – toezicht uitgevoerd, bewaartermijn 5 jaar..

Ik betwijfel of dit de juiste grondslag is. Ik denk eerder aan een grondslag 19.1.1.

Kunt u mij van advies dienen?

Antwoord:

De gemeente voert naar aanleiding van dit document inderdaad geen toezicht of handhaving uit. Het is niet zo dat de gemeente toezicht uitvoert op de BNG. Dat is geen gemeentelijk taak.
Als de BNG wel een dividenduitkering had gedaan, had de gemeente dat alleen in een systeem geregistreerd en vervolgens het document gearchiveerd. Met andere woorden: de gemeente had alleen de gegevens verwerkt (hoofdproces 19 van de selectielijst).
Aangezien de gemeente hier geen geld toegekend krijgt, heeft dit document dus geen financiële consequenties en kunt u dus verwijzen naar 19.1 (V 5 jaar).
Mocht de gemeente wel een uitkering gehad, was er wel sprake van financiële consequenties en diende verwezen te worden naar 19.1.1 (V 7 jaar).
Wilt u echter dit soort documenten standaard laten verwijzen naar een categorie uit de selectielijst, adviseer ik u te verwijzen naar 19.1.1 vanwege de mogelijk financiële gevolgen.