Bewaartermijn bepalen ingeval van vergunningen / meldingen voor onbepaalde tijd

Beste Zaalberg,

Het verlenen van toestemming wordt in specifieke gevallen voor onbepaalde tijd verleend. Ingeval de vergunningen (b.v. activiteit milieu) toch permanent bewaard blijven komen die weliswaar een keer te vervallen maar hoeven we ons niet af te vragen wanneer de vernietiging plaats moet vinden: immers permanent bewaren en t.z.t. overbrengen. Maar bij vergunningen t.b.v. horeca, uitrit/inrit, handelsreclame op panden, riolering ed. zijn deze wel vernietigbaar. Veelal geldt dan 1 jaar bewaren, nadat de geldigheidsduur is komen te vervallen. En laat dat nou voor dergelijke vergunningen niet/nauwelijks na te gaan zijn omdat het niet doorgegeven wordt wanneer een uitrit, een riool vervalt. Is het met dergelijke processen eigenlijk niet veel handiger om die ook op ‘permanent te bewaren’ te zetten. Makkelijker vanuit goed informatiebeheer, maar wellicht ook wel gewoon historisch interessant omdat het toch om aanpassingen in de openbare ruimte / omgeving / weg gaat.
Een en ander geldt dan trouwens ook voor meldingen op dat vlak (als min of meer verkapte snelle toestemming om iets te mogen doen).
Wat in dit kader nog onduidelijk is: Uitrit (vergunning) staat in de Selectielijst 2017 en 2020 als voorbeeld genoemd bij Procesobject 11.1 als 1 jaar na vervallen te vernietigen. Maar wordt hierbij bedoeld de Omgevingsvergunning uitrit (waarbij een standaard omgevingsvergunning gewoon permanent te bewaren is)? Of een uitritvergunning niet vallende onder de Omgevingswet ?

Antwoord:

De selectielijst kijkt in eerste instantie of informatie permanent bewaard moet worden. Indien de informatie vanuit cultuurhistorisch oogpunt, vanuit maatschappelijk belang (zie de systeemanalyse) of door wettelijke bepalingen niet permanent bewaard hoeft te worden, is gekeken naar het belang van de informatie voor de organisatie en op basis van die analyse is een vernietigingstermijn bepaald. Voor de vergunningen en meldingen die u noemt, is bepaald dat er geen noodzaak is om die informatie permanent te bewaren en is dus gekeken naar de waarde van de informatie op het moment dat de vergunning of melding vervalt. Het belang van de vervallen vergunningen in uw voorbeelden is bepaald als zijnde gering of nihil zodat er een bewaartermijn van 1 jaar na vervallen is bepaald in de selectielijst.
Ten opzichte van vorige selectielijsten is wat dat betreft eigenlijk niks veranderd. In het verleden werd er vaak gekozen om deze vergunningen permanent te bewaren omdat het inderdaad lastig te bepalen was wanneer deze vergunningen vervallen waren. Vaak werden die vergunningen daarom op permanente bewaring gezet. Daar is tegenwoordig nog steeds niks aan veranderd: er zijn nog steeds organisaties die in deze gevallen kiezen voor permanente bewaring. Wat echter tegenwoordig wel een issue is dat er in die gevallen persoonsgegevens worden bewaard terwijl de organisatie richting de betrokkene communiceert dat de bewaartermijn 1 jaar na vervallen is. Daar moet wel rekening mee worden gehouden.
Als u besluit om dit soort vergunningen permanent wilt bewaren in tegenstelling tot vernietigen, dient u technisch gezien deze vergunningen aan te merken als ‘bijzonder’ als vermeld in paragraaf 1.3 van de Selectielijst (uitzonderingencategorie), al wordt dit in de praktijk vaak niet gedaan.

Drank- en horecavergunningen en handelsreclame worden vaak permanent bewaard niet zozeer omdat niet is na te gaan wanneer ze zijn vervallen, maar omdat ze een (historisch) beeld schetsen van de gemeente. Deze vergunningen worden vaak permanent bewaard op basis van de uitzonderingscategorie van de Selectielijst.

Voor inrit-/uitritvergunningen geldt dat ze inderdaad weliswaar onder de omgevingsvergunningen vallen, maar ze worden niet gezien als brondocumenten voor de BAG waardoor er geen verplichting tot permanente bewaring is. Niet alle omgevingsvergunningen zijn permanent te bewaren. Dat geldt alleen als ze aangemerkt als brondocumenten voor de BAG. Zo staat dat ook vermeld in de selectielijst.