Bewaartermijn aanvraagformulier rijbewijs

Beste Zaalberg,

Binnen onze organisatie is discussie ontstaan over de bewaartermijn van de aanvraagformulieren rijbewijs. het zaaktype is nu ingericht met bij het resultaat geleverd met selectielijst item 5.1.6 1 jaar na einde looptijd. over het algemeen is dit 11 jaar.
Nu is de vraag: zijn wij als gemeente wel de archiefvormende instantie of is de RDW dit en hoeven wij het aanvraagformulier maar 1 jaar na einde zaak te bewaren.

Antwoord:

De bewaartermijn voor de uitgifte van een rijbewijs (de zaak waar de aanvraag onderdeel van uitmaakt) is op basis van resultaat 5.1.6 van de selectielijst 6 jaar (5+1) indien het rijbewijs een looptijd heeft van 5 jaar of korter, of 11 jaar (10+1) indien de looptijd langer is dan 5 jaar. Daarom zijn in het Model-DSP bij het zaaktype ‘Rijbewijs’ twee resultaattypen opgenomen: met de bewaartermijn van 6 jaar en met 11 jaar. Dat voorkomt de bewaartermijn ‘1 jaar na einde geldigheid’, wat een bewaartermijn is die achteraf door een archiefmedewerker gecontroleerd moet worden.

Daarnaast is de gemeente verantwoordelijk voor de correcte opslag van de gegevens en is zij dus ook verantwoordelijk voor het correct bewaren en vernietigen van de aanvraagformulieren. In de praktijk worden deze gescand en geregistreerd in het systeem van de RDW (wat een vorm van archiefvervanging is). Het is niet nodig om gegevens op twee plaatsen te bewaren, dus de gemeente hoeft de aanvraagformulieren niet nog eens apart te bewaren.

Daar zitten wel wat haken en ogen aan: de gemeente blijft zorgdrager voor de gegevens die zij in het systeem van de RDW zetten, zeker als zij vervolgens de aanvraagformulieren vernietigen. De gemeente blijft dan ook verantwoordelijk voor correcte vernietiging uit het systeem van de RDW.

Voor zo ver wij begrepen hebben, zorgt de RDW voor tijdige vernietiging en stuurt zij de gemeente (meestal de afdeling Burgerzaken) een bericht met een overzicht van de gegevens die zij namens de gemeente gaat vernietigen waarbij Burgerzaken daarvoor toestemming moet geven. Dit gaat dus bij heel veel gemeenten niet langs de afdeling Informatiebeheer/Informatievoorziening.

Het is dus niet duidelijk of deze vernietiging die de RDW verzorgt wel volgens de regels verloopt. Er is meestal geen vastgestelde vernietigingslijst en geen goedkeuring van de archivaris en het is onduidelijk op basis van welke afspraken de RDW de gegevens van de gemeente in hun systeem mag bewaren c.q. vernietigen.

U dient dus na te gaan hoe en waar de aanvraagformulieren worden bewaard en hoe gezorgd wordt voor tijdige en correcte vernietiging. Tevens dient u te controleren of er een vervangingsbesluit is voor de aanvraagformulieren en of de RDW gemachtigd is de gegevens in het systeem van de RDW te bewaren.

Het is verstandig dat u voor dit proces een doorlopende machtiging voor vernietiging regelt bij uw archivaris.