Bewaartermijn aanvraag VOG

Beste Zaalberg,

Samen met het team publiekszaken zijn wij het zaaktype aanvraag VOG aan het inrichten. Nu lopen we tegen het volgende aan: PZ geeft aan dat zij alleen maar als doorgeefluik en afrekenportaal voor het COVOG fungeren.
Het COVOG heeft aangegeven dat het niet meer de originele aanvragenformulieren zal opvragen. Zij hebben aan de digitale informatie genoeg. PZ wil deze formulieren dan ook na 4 maanden vernietigen. Zelf verwijs ik naar de selectielijst bij 5.1.1 vernietigen na 7 jaar aangezien er een financieel aspect aanwezig is.

Antwoord:

Het is inderdaad zo dat de gemeente de VOG zelf niet bewaart. Dat betekent dat alleen de aanvraag als archiefstuk door de gemeente wordt bewaard. Voor deze aanvraag dient de aanvrager te betalen. In het kader van de financiële verantwoording dient de gemeente te kunnen bewijzen dat het ontvangen bedrag ook daadwerkelijk afkomstig is van een dergelijke aanvraag. Technische gesproken kan een accountant of auditor daar tijdens de controle van de jaarrekening naar vragen. Met name de belastingdienst kan dan 7 jaar teruggaan. Daarom heeft de redactie van het Model-DSP gekozen voor 5.1.1.

Het bewaren van de aanvragen voor de VOG voor maar 4 maanden is (waarschijnlijk)  nergens op gebaseerd en in strijd met de wet; eigenlijk is er in zulke gevallen sprake van een datalek (te vroeg vernietigde informatie). De gemeente dient voor het vernietigen van archiefbescheiden de gemeentelijke selectielijst te volgen. Voor eigen interpretaties waardoor de informatie eerder wordt vernietigd geeft de Selectielijst geen ruimte.

Indien de gemeente het niet eens is met de bewaartermijn van 7 jaar, kan verwezen worden naar categorie 5.1; daarvan is de bewaartermijn 5 jaar.