Besloten collegevergaderingen

Beste Zaalberg,

Wanneer worden besloten collegevergaderingen openbaar?
Kan dit toch na 75 jaar? Want besloten is toch besloten en hoort toch helemaal niet openbaar te worden.

Antwoord: 

Er is in het openbaar bestuur niet zoiets als ‘permanent helemaal niet openbaar’. Ook de verslagen en stukken van besloten vergaderingen van het college en de raad zullen op een moment in de toekomst openbaar worden. De Gemeentewet geeft daar alleen geen termijn aan. Deze stukken zijn in de regel blijvend te bewaren en moeten conform de huidige archiefwet na 20 jaar worden overgebracht naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats (met de komende nieuwe archiefwet wordt de overdrachtstermijn 10 jaar).

Indien een gemeente geen beperking van de openbaarheid op de documenten c.q. zaken vastlegt, worden die documenten en zaken op het moment van overdracht openbaar.

Bij de overbrenging kan het college openbaarheidsbeperkingen opleggen tot de stukken maximaal 75 jaar oud zijn. De vraag is alleen hoe lang de beperking geldt: dat is afhankelijk van waar de stukken over gaan. Om gemeenten te helpen in hoe ze dit moeten doen, heeft de VNG de handreiking Beperkt waar het moet uitgebracht.