Archivering Zaaksysteem

Beste Zaalberg,

Binnen het zaaksysteem wordt er bij een zaak een versie van het zaaktype vastgelegd ten tijde van het starten van de zaak.

Op het moment dat deze zaak wordt afgehandeld wordt er gekeken naar de archiefkenmerken bij die versie van de zaak.

Voorbeeld

Op het moment dat een zaak is gestart in februari 2019 en afgehandeld in januari 2021 wordt erop dit moment dus gekeken naar de archiefkenmerken in februari 2019 om het archiefregime te bepalen.

De gemeente is van mening dat er t.a.t. gekeken moet worden naar het geldende archiefregime ten tijde van het afhandelen van de zaak.

Hopelijk kunt u me voorzien van het antwoord op de volgende vragen;

1. Moet er voor het bepalen van het archiefregime gekeken worden naar de start- of afhandeldatum van de zaak?
   1. En is dit een ‘verplichting’ of mag een gemeente hier van afwijken?

Selectielijst

In de selectielijst staat het volgende “Ook voor dossiers die op 1 januari 2020 nog niet waren afgerond, kan deze selectielijst worden toegepast”. Het woordje ‘kan’ zorgt dus voor verwarring…

Antwoord:

Wanneer een zaak wordt gestart, is de wetgeving die op dat moment van toepassing is, geldig voor die zaak. Als bijvoorbeeld een omgevingsvergunning wordt aangevraagd in december 2019 en de vergunning wordt verleend in maart 2020, dan geldt het omgevingsplan van december 2019.

Dat gaat dus ook op voor bewaartermijnen: Technisch gezien is de bewaartermijn van toepassing die wordt voorgeschreven door de selectielijst die geldig is op het moment dat de zaak wordt gestart.

Dat is echter in een groot aantal gevallen niet goed te regelen. Daarom is in de selectielijst, in overleg met het Nationaal Archief, de mogelijkheid geboden om ook een bewaartermijn te kunnen kiezen uit de selectielijst die geldig is op het moment van het sluiten van een zaak. Dit is met name van toepassing op papieren dossiers en projectdossiers.

Met andere woorden: Voor zaken zou in de regel de selectielijst moeten gelden die geldig was op het moment van het starten van een zaak. Werkt u nog met dossiers (een verzameling van zaken), dan heeft u ook de mogelijkheid te verwijzen naar de meest recente selectielijst.

Punt is dat u goed moet verantwoorden, waarom een dossier of zaak wordt vernietigd.