Archivering overlegstukken SIO

Beste Zaalberg,

Ik heb een vraag over de archivering van de overlegstukken van SIO. Hoe lang moeten deze worden bewaard en wat is een passend zaaktype hiervoor?

Antwoord: 

Het Strategisch Informatie Overleg (SIO) is een inhoudelijk overleg, waarin wordt gesproken over de waardering van informatie en de gevolgen daarvan voor zowel selectiebesluiten als voor vervreemding, overbrenging en openbaarheid van archiefbescheiden. In dit overleg overlegt de gemeentearchivaris met de informatiebeheerder van de gemeente, soms aangevuld met de gemeentesecretaris, archiefinspecteur, functionaris gegevensbescherming en externe deskundige.

In dit overleg worden besluiten genomen over de informatiehuishouding van de gemeente, met name over de toepassing van bewaartermijnen op de gemeentelijke archieven en het beleid dat de gemeente moet voeren om informatie duurzaam te kunnen bewaren. Vaak worden hier bijvoorbeeld besluiten genomen over het bewaren van informatie waarbij de gemeente afwijkt van de selectielijst voor gemeenten en intergemeentelijke organen.

Deze besluiten worden alleen vastgelegd in de notulen van de vergaderingen van het SIO. De besluiten hebben echter wel een langdurig effect op de archieven van de gemeente en daarover dient de gemeente ook verantwoording af te leggen. Daarom dienen met name de notulen van deze vergaderingen permanent bewaard te worden.

Ik verwijs daarom naar resultaat 19.1.6, met name het ‘besluitvormend bestuurlijk overleg waar de organisatie het secretariaat over voert’.