Wie is er verantwoordelijk voor de archivering omtrent kabels en leidingen binnen een gemeente?

Beste Zaalberg,
Onze archiefinspecteur schrijft over vernietigingslijst 2018 die ik hem heb toegezonden: “Er zitten nogal  wat stukken tussen over kabels leidingen. Bijvoorbeeld vanaf Z 04137. Ik adviseer in dat kader de stukken waaruit de ligging van die kabels blijkt te bewaren. Ook als een derde partij het beheer op die kabels en leidingen voert. Een gemeente is tenslotte zelf verantwoordelijk voor de kabels en leidingen die door haar grondgebied  lopen.” Onze coördinator Civiel techniek en Gebouwenbeheer heeft steeds gezegd dat de gemeente niet de archiefvormende instantie is gezien KLIC. Wat is uw oordeel?

Antwoord
Terecht geeft de archiefinspecteur aan dat de gemeente verantwoordelijk is voor de afgifte van vergunningen (toestemmingen) voor het leggen van kabels en leidingen in gemeentelijke grond (en water). De gemeente is de archiefvormende instantie. Het vergunningproces verloopt geautomatiseerd, via MOOR. Dit brengt o.a. met zich mee dat de vergunning/toestemming er veelal anders uitziet dan een ‘echte’ vergunning, zoals we dit gewend waren.

De gegevens over de ligging van de kabels en leidingen worden gedeeld met het Kadaster: Kabel- en leidingbeheerders moeten al hun (ondergrondse) kabels en leidingen binnen vastgestelde nauwkeurigheid digitaal beschikbaar hebben en aanbieden als het Kadaster daarom vraagt.

De vergunningen worden in de selectielijst gewaardeerd als vernietigbaar: 1 jaar na vervallen. In de praktijk is het lastig vast te stellen wanneer de vergunningen zijn vervallen en/of nog in de grond aanwezig zijn. Dit laatste geldt met name voor oudere kabels en leidingen. Daarom kiezen veel gemeenten voor blijvende bewaring of een langere bewaartermijn.