Archivering externe Rekenkamer

Beste Zaalberg,

Sinds 1 april 2023 heeft de gemeente een externe Rekenkamer met externe leden n.a.v. de Verordening gemeentelijke Rekenkamer. De ambtelijk secretaris is bij ons gekomen met de vraag over wie en hoe er voor de externe Rekenkamer gearchiveerd moet worden.

De Rekenkamer staat nu los van zowel de gemeente als de raad en is dus een heel ander orgaan. Daarentegen is de ambtelijk secretaris wel iemand van de Griffie en is de Rekenkamer ontstaan door een verordening die gewijzigd kan worden. Naar verwachting is het college wel verantwoordelijk voor het archiveren van de stukken van de Rekenkamer.

Is er een gemeente die hier al duidelijkheid over heeft? Wie is er verantwoordelijk voor het archiveren van de stukken van de Rekenkamer (denk aan onderzoeksopdrachten, verslagen van vergaderingen, offertes, etc.)? En als de verantwoordelijkheid bij de gemeente ligt, hoe is dit vervolgens geregeld?

Antwoord: 

Het zoeken naar een gemeente met een externe rekenkamer waarvan de archieftaken goed geregeld zijn heeft niets opgeleverd. Ook de meest recente verordeningen zwijgen over wie verantwoordelijk is voor de vorming/bijhouden van het archief van de rekenkamer. Een gemiste kans en tegelijk een mooie gelegenheid om de verordening snel aan te passen!

Op 29 maart 2023 heeft de raad van uw gemeente de externe rekenkamer ingesteld. Deze bestaat uit 1 voorzitter, 2 leden en een ambtelijk secretaris.

Gelet op de taken van een ambtelijk secretaris [o.a. agenda opstellen, notuleren vergaderingen, e-mail communicatie verzorgen] lijkt het me logisch dat deze functionaris belast wordt met het opzetten en bijhouden van het archief van de rekenkamer.

De rekenkamer is een zelfstandige archiefvormer; zij produceert haar eigen stukken zoals rapporten, quick scans, jaarverslagen, vergaderstukken, correspondentie enz.

Om het voor de ambtelijk secretaris simpel te houden zou ik in overleg met hem een digitale archiefstructuur [mappenstructuur] opzetten die recht doet aan de documenten die geproduceerd en/of ontvangen worden. Denk hierbij aan onderwerpen als;

-Notulen

-Financiering

-Rapportages

-Jaarverslagen

-……

Er is bij uw gemeente genoeg expertise om dit op te zetten.

Het college is inderdaad zorgdrager en daarom bestuurlijk verantwoordelijk; ook voor de archieven van de rekenkamer.