Archivering bestemmingsplan ook nog in papieren vorm?

Beste Zaalberg,

Moeten de bestemmingsplannen ook nog in papieren vorm worden gearchiveerd na een vervangingsbesluit. Een gemeente doet het wel, een andere niet. Voor het wel (extra) bewaren in papieren vorm wordt aangegeven dat dit op basis zou zijn van een besluit RO.

Artikel 1.2.3 van het Besluit Ruimtelijke Ordening zegt:
1. Een visie, plan, besluit en verordening als bedoeld in artikel 1.2.1, eerste lid<https://maxius.nl/besluit-ruimtelijke-ordening/artikel1.2.1/>, in voorkomend geval met de daarbij behorende toelichting of onderbouwing, worden elektronisch vastgesteld. Van een zodanig elektronisch document wordt tevens een papieren versie gemaakt.
2. Indien de inhoud van een elektronisch document als bedoeld in het eerste lid tot een andere uitleg aanleiding geeft dan de papieren versie, is het eerstgenoemde document beslissend

In de toelichting op het BRO staat:
“Digitale plannen en besluiten dienen in ontwerp en na vaststelling echter ook op papier beschikbaar zijn. Het gaat om een complete analoge verbeelding van het digitale plan of besluit. Gelijktijdig met het digitale besluit dient derhalve een volledige analoge verbeelding te worden vastgesteld. Indien de digitale inhoud en de analoge verbeelding tot een verschillende uitleg aanleiding geven, gaat de digitale inhoud voor. Het vooralsnog handhaven van beide vormen van vastlegging naast elkaar waarborgt dat zij die (nog) geen toegang hebben tot het elektronisch verkeer, toch kunnen beschikken over en kennis kunnen nemen van het bestemmingsplan met de toelichting daarop en de andere ruimtelijke plannen en besluiten.”

Er wordt dus verlangd dat er 2 versies zijn van een bestemmingsplan: een papieren versie en een digitale versie. De digitale versie is daarbij het leidende exemplaar. Dit is dan ook het exemplaar dat (permanent) bewaard dient te worden.
De papieren versie is alleen nodig ter inzage voor burgers die niet digitaal onderlegd zijn. Er zijn dus gemeenten die na de terinzagelegging de papieren versie vernietigen. Deze gemeenten zorgen er dan wel voor dat ze burgers begeleiden bij het digitaal raadplegen van bestemmingsplannen. Er zijn ook gemeenten die het artikel en de toelichting interpreteren als zijnde een verplichting om beide exemplaren te bewaren. Dat is op zich niet logisch.

In ieder geval dient het digitale exemplaar permanent bewaard te worden. Als er een mogelijkheid is om de digitale versie uit te printen, dan kan de papieren versie vernietigd worden na de terinzagelegging. Als die mogelijkheid er niet is, is het verstandig om een papieren versie te bewaren. Die kunt u dan vernietigen als een nieuw bestemmingplan wordt vastgesteld.

Het vervangingsbesluit speelt geen rol. Het is namelijk niet mogelijk om de papieren versie te vervangen. Er is namelijk al digitaal exemplaar.