Archiveren Koninklijke Onderscheidingen
Beste Zaalberg,
Ik heb een vraag over het archiveren van Koninklijke Onderscheidingen. Er is bij ons onduidelijkheid over het archiveren van Koninklijke Onderscheidingen. Wat moet er bij een gemeente worden bewaard? Bij ons zit in een zaak de aanvraag en ondersteuning, kapittel voor de civiele orde en aanvraag K.O. Lint, voorstelformulieren en de voordracht. Mag dit na 5 jaar worden vernietigd of moet dit worden bewaard? Als het moet worden vernietigd mogen de namen dan op de vernietigingslijst staan? En is dit dossier na de uitreiking openbaar? Verder bewaren wij in een aparte zaak een overzicht met onderscheidingen van het betreffende jaar met de namen en de toespraken over de diverse personen. En mogen deze personen in de omschrijving van de zaak staan. I.v.m. de AVG? Deze zaak staat op bewaren.
Antwoord:
De laatste tijd is de discussie over het bewaren van koninklijke onderscheidingen weer opgelaaid. Dat heeft te maken met het in gebruik nemen van het systeem LINT als vervanger van DAISY. Alle documentatie omtrent koninklijke onderscheidingen worden in dit systeem afgehandeld. De Kanselarij der Nederlandse Orde is verantwoordelijk voor het systeem en bewaart de onderscheidingen in dit systeem permanent. In het oude systeem was dat ook het geval maar veel correspondentie ging nog buiten DAISY om en gemeenten bouwden hun eigen dossiers op. Daarnaast vond de VNG het belangrijk dat gemeenten ook zelf een overzicht konden creëren van alle inwoners die een onderscheiding hadden ontvangen. Daarom staat in de huidige selectielijst nog steeds een verplichting om de koninklijke onderscheidingen te bewaren. Aan die verplichting horen gemeenten dus ook nog te voldoen. Dat betekent dat het belangrijk is dat gemeenten ook nog een dossier vormen. In dat dossier hoeft eigenlijk alleen maar het advies van de burgemeester, het besluit tot verlenen van de onderscheiding en de achtergronden van de ontvanger te zitten. Meer niet.
Op basis van het Besluit van de Minister voor Rechtsbescherming van 4 juni 2020, nr. 2901763, artikel 4 dienen politiegegevens en justitiële gegevens 8 weken na het Koninklijk Besluit of 8 na dagtekening van de afwijzende beslissing te worden vernietigd. Dus veel gegevens mogen niet meer in het dossier zitten dat permanent wordt bewaard. Bij een volgende versie van de selectielijst zal deze verplichting nog eens worden bekeken en er zal dan overwegen worden om deze te wijzigen. Namen mogen op een vernietigingslijst voorkomen: u moet namelijk kunnen bewijzen dat u een dossier (inclusief de persoonsgegevens) heeft vernietigd. U moet er dan wel over nadenken welke persoonsgegevens u gebruikt om een dossier te ontsluiten. Het gebruik van bijvoorbeeld een BSN-nummer is dan niet toegestaan. U kunt dus alleen persoonsgegevens gebruiken die strikt noodzakelijk zijn om het dossier te kunnen terugvinden.
Datzelfde geldt dus ook voor het register dat u bijhoudt: u mag persoonsgegevens in een archief hebben als die nodig zijn voor de context van het dossier, of in dit geval het register.